Galvenās administratīvā asistenta 7 funkcijas

The administratīvā asistenta funkcijas tie ir palīdzības uzdevumi un papildinājums normālām darbībām, ko uzņēmums izstrādā. Tāpēc tās ir būtiskas efektīvai tās darbībai.

Šīs darbības parasti ir mainīgas atkarībā no uzņēmuma darbības jomas, kurā tās strādā. Piemēram, specializētos birojos, piemēram, advokātu birojos, dalībniekiem parasti ir īpaša apmācība noteiktu darbību veikšanai.

Tomēr ir visas funkcijas, kas ir kopīgas visām jomām, kas parasti ir saistītas ar informācijas izplatīšanu un administrēšanu birojā. Tas ietver dokumentu, arhīvu un pasākumu organizēšanu.

Taču šīs darbības var kļūt daudz plašākas. Dažreiz arī administratīvajiem asistentiem ir jāapstrādā grāmatvedības informācija un pat jāgarantē uzņēmuma tehnoloģisko resursu darbība.

Administratīvā asistenta 7 galvenās funkcijas

1. Dokumentu pārvaldība

Viena no galvenajām administratīvā asistenta funkcijām ir palīdzēt biroja locekļiem ar dokumentu un dokumentu pārvaldību.

Parasti šis uzdevums ir saistīts ar failu glabāšanu, organizāciju un administrēšanu.

Tomēr dažos gadījumos jums var būt nepieciešams rakstīt, rediģēt un pārskatīt dokumentus.

Dažos uzņēmumos viņiem pat tiek lūgts diktēt vēstules vai piezīmes un reģistrēt notikušo sanāksmju protokolus.

Dažos gadījumos, piemēram, strādājot ar advokātu biroju, šo funkciju veikšanai ir nepieciešama specializēta apmācība: administratīvajam asistentam ir jāsaprot terminoloģija un juridiskās procedūras..

No otras puses, administratīvajiem asistentiem, kas strādā medicīnas jomā, ir vajadzīgas atšķirīgas zināšanas. Viņiem ir jābūt nepieciešamajai apmācībai, lai strādātu ar pacientiem un lasītu medicīniskos ziņojumus.

2. Pasākumu plānošana

Biroja pasākumu plānošana parasti ir arī administratīvā asistenta pienākums. Šīs atbildības lielums var mainīties atkarībā no uzņēmuma lieluma.

Pasākums var būt tikai sanāksme vai biznesa pusdienas, bet tā var būt arī kongress vai lielāka biznesa puse.

Abos gadījumos asistentam jāpārvalda visi ar šo notikumu saistītie kritēriji.

Tas ietver sazināšanos ar piegādātājiem, atrunu izdarīšanu, izvēlņu un apdares izvēli. Taču tas ietver arī sazināšanos, uzaicināšanu un apstiprināšanu dalībniekiem, runātājiem un runātājiem, ja tas ir nepieciešams.

3. Uzmanība lietotājiem un apmeklētājiem

Uzmanība lietotājiem parasti ir viens no visbiežāk sastopamajiem uzdevumiem administratīvajiem asistentiem. Auditorija, kurai uzmanība tiek pievērsta, vienmēr ir atkarīga no uzņēmuma lieluma un uzņēmējdarbības orientācijas.

Mazo uzņēmumu gadījumā, kas tieši kalpo sabiedrībai, ir iespējams, ka administratīvais asistents saņem klientus.

Kad tas notiek, viņu darbs ir vērsts uz to vadīšanu un palīdzību viņu uzturēšanās laikā uzņēmuma telpās.

Lielākos uzņēmumos administratīvajam asistentam ir jāapmeklē citi viesi kā partneri vai lieli piegādātāji.

Šajā gadījumā viņu uzdevums būs vadīt viņus darba kārtības izpildē un tikšanās ar vadību vai citām uzņēmuma jomām.

4- Telefona un virtuālā palīdzība

Telefona un virtuālā uzmanība ir iekļauta lietotāju palīdzības kategorijā. Telefona palīdzības gadījumā tiek iekļauta klientu un partneru orientācija, kā arī darba kārtības organizēšana un administrēšana.

Runājot par virtuālo uzmanību, uzdevumi ir atkarīgi no kanāliem, ko uzņēmums nodrošina klientu apkalpošanas vai informācijas pārvaldības jomā.

Dažos gadījumos tas attiecas uz e-pasta pārvaldīšanu, atbildēšanu, nosūtīšanu vai arhivēšanu pēc vajadzības.

Citos gadījumos, kad virtuālie sakaru kanāli ir daudzveidīgāki, var iekļaut citus uzdevumus, piemēram, uzmanību sabiedrībai, izmantojot tērzēšanas sistēmas vai pat atbildot uz jautājumiem, izmantojot uzņēmuma sociālos tīklus..

Lielos uzņēmumos parasti ir personāls, kas īpaši vērsts uz šo sakaru kanālu uzmanību. Ja uzņēmumi ir mazi, šis uzdevums parasti paliek administratīvajiem asistentiem.

5. Darba kārtības administrēšana

Darba kārtības pārvaldība parasti ir viens no svarīgākajiem administratīvo palīgu uzdevumiem.

Šī atbildība ietver lūgumus par iecelšanu un sanāksmēm pa telefonu, personīgi vai tiešsaistē, un tos organizēt darba kārtībā saskaņā ar noteiktajiem kritērijiem.

Tā ietver arī plānošanas sanāksmes uzņēmumā un ārpus tās, darba pusdienas un darījumu braucienus.

Pēdējos gadījumos arī asistenta pienākums ir vajadzības gadījumā rezervēt lidojumus, viesnīcas, restorānus vai sanāksmju telpas..

6 - Grāmatvedība

Dažreiz administratīvie asistenti ir atbildīgi par uzņēmuma iekšienē veikto izdevumu uzraudzību un reģistrēšanu. Šie pienākumi var būt vienkārši, piemēram, noteiktu izdevumu ierakstīšana izklājlapā.

Dažos gadījumos palīgs tiek aicināts apmācīt sarežģītākus uzdevumus. Piemēram, jūsu pienākumi var ietvert grāmatvedības pārskatu iesniegšanu vadībai.

Parasti tas ir atkarīgs no uzņēmuma lieluma. Lielam uzņēmumam parasti ir vairāk specializētu lomu; šajos grāmatvedības datus pārvalda šim nolūkam iznomāta persona.

Tomēr jebkura administratīvā asistenta pamatprasme ir biroja grāmatvedības programmatūras, piemēram, Microsoft Excel, domēns.

7. Tehnoloģiskā vadība

Tehnoloģisko resursu pārvaldība ir arī daļa no administratīvo palīgu funkcijām. Šajā ziņā tās pienākums ir garantēt, ka visi uzņēmuma darbībai nepieciešamie instrumenti darbojas labi.

Tas ietver arī datoraprīkojumā un antivīrusu atjauninājumā ietvertās informācijas rezerves kopiju, cita starpā.

No otras puses, tas ietver tādu iekārtu kā projektoru un klēpjdatoru administrēšanu.

Tas ietver arī to iekārtu pārskatīšanu un uzturēšanu, kas nepieciešamas to atbildības ietvaros veikto darbību normālai attīstībai.

Tas nenozīmē, ka administratīvajam asistentam jābūt tehniskām zināšanām. Tās darbs īpaši saistīts ar tādu tehnisko darbinieku pieņemšanu darbā, kuri regulāri veic aprīkojuma uzturēšanu, lai izvairītos no neveiksmēm.

Atsauces

1. Bucky, J. (2017). Izpildsekretāru un administratīvo asistentu darba pienākumi. Saturs iegūts no: thebalance.com
2. Karjeras veidotājs (2016). Darbs kā administratīvais palīgs - lieliska izvēle vispārējiem. Saturs iegūts no: izveidots no
3. Pffefer, J. (2016). Ko dara medicīniskais administratīvais asistents? Saturs iegūts no: rasmussen.edu
4. Study.com. (S.F.). Administratīvā asistenta pienākumi. Saturs iegūts no: study.com