Rakstiskas saziņas īpašības, veidi, elementi, priekšrocības



The rakstisku saziņu rakstveida kodu izmanto jebkura veida mijiedarbība. Lai gan tā pamatā ir tāda pati mutvārdu sistēma, tās īpašības ir atšķirīgas. Tādējādi, atšķirībā no citiem, rakstiskā forma ir pilnīgi parasta. Tam jāatbilst modeļiem, kas definēti saskaņā ar valodas noteikumiem.

No otras puses, rakstiskā saziņa ir visizplatītākais formālās saziņas veids starp cilvēkiem un veic dažāda veida sociālās funkcijas. Viens no tās lietojumiem ir ļoti bieži izmantots dažādu veidu notikumu dokumentēšanai un starppersonu mijiedarbībai.

Turklāt vēl viena no svarīgākajām iezīmēm ir tā, ka tajā nav nepieciešams sūtītāja un saņēmēja klātbūtne tajā pašā telpā un laikā. Tāpēc ziņojums tiek saņemts atliktā formā, un rakstnieka (sūtītāja) un lasītāja (uztvērēja) mijiedarbība ir ļoti ierobežota.

No otras puses, rakstiskā komunikācija būtībā ir radoša darbība, kas prasa apzinātus centienus. Šie centieni nāk no prāta radītajiem stimuliem.

Šajā gadījumā tas atšķiras no mutvārdu, kur tos uztver sensoriski receptori. No otras puses, rakstītās ir no iekšējās intelektuālās darbības.

Indekss

  • 1 Raksturojums
    • 1.1 Atliktā ziņojuma saņemšana
    • 1.2 Ierobežoti cikli
    • 1.3. Nedaudz vietas atlaišanai
    • 1.4. Plānošana pirms plānošanas
  • 2 veidi
    • 2.1. Piezīmes
    • 2.2 Ziņojumi
    • 2.3 Brošūras
    • 2.4
    • 2.5 Priekšlikumi
    • 2.6. Vēstules
    • 2.7. Telegrammas
    • 2.8 Faksi
  • 3 Rakstiskās komunikācijas elementi
  • 4 Priekšrocības
    • 4.1. Pastāvīgums laikā
    • 4.2 Kontroles mehānisms
    • 4.3 Saglabāšana
    • 4.4 Augstāks atstarošanas līmenis
    • 4.5. Mazāk izkropļojumu un interpretācijas iespēju
  • 5 Trūkumi
    • 5.1 Izmaksas
    • 5.2 Spēja efektīvi izprast
    • 5.3. Atsauksmes
    • 5.4. Emocionalitātes izpausmes grūtības  
    • 5.5 Aizkavēta vai neskaidra saņemšana
    • 5.6. Elastības trūkums
  • 6 Atsauces

Funkcijas

Atliktā ziņojuma saņemšana

Viena no rakstiskās komunikācijas pazīmēm ir saistīta ar laika faktoru. Tiešā saskarsmes situācijā uztvērējs tūlīt saņem sūtītāja kodētos ziņojumus.

Bet rakstiskā paziņojumā vienmēr ir kavēšanās. Kopumā šim kavējumam nav noteikts laika ierobežojums.

Ierobežots cikls

Komunikācijas cikls sastāv no četriem pamata komunikatīviem elementiem: sūtītāja, ziņojuma kopā ar sakaru kanālu, uztvērēju un reakciju vai reakciju. Tā kā ziņojuma saņemšana notiek atliktā laikā, rakstveida komunikācijas cikls ir ierobežots.

Tomēr, pateicoties jauniem sasniegumiem komunikācijā un informācijā, daudzi kanāli ļauj pabeigt cikla pēdējo posmu (atgriezenisko saiti vai atbildi) gandrīz vienlaicīgi ar tiešo saziņu. To piemērs ir tūlītējās ziņojumapmaiņas pakalpojumi.

Neliela vieta atlaišanai

Rakstiskais ieraksts ierobežo atlaišanas iespēju. Mutiskajā komunikācijā žesti un paraverbālie elementi, piemēram, intonācija, atbalsta verbālo valodu.

Rakstiskajā paziņojumā tas tā nav. Tāpēc pieprasījuma līmenis ir augstāks, piespiežot emitentu lietot vārdus precīzāk.

Faktiski rakstiskajai komunikācijai ir liela sociālā vērtība. Šis novērtējums samazinās, atkārtojot vārdus un izmantojot tos pašus sintaktiskos modeļus. Šeit dominē oriģinalitāte un pat formāls jauninājums.

Iepriekšējā plānošana

Parasti rakstiskā saziņa nav improvizēts akts. Rakstot bieži, tiek izpildīti vairāki nosacījumi vai prasības. Starp tiem, ja tiek meklēta efektīva komunikācija, ir jābūt skaidrai par ziņojuma saturu kopumā un tā iekšējo formulējumu..

Šim nolūkam emitentam ir jābūt teksta organizēšanas shēmai. Teksta gaitā visi ziņojuma elementi tiek sajaukti līdz atbilstošām idejām ar nozīmi.  

Veidi

Attiecībā uz rakstiskās komunikācijas veidiem ir tik daudz, cik daudzas un dažādas cilvēka darbības jomas. Tādā veidā katru reizi, kad pazūd daži (telegrammas) un citi (piemēram, e-pasts). Tālāk tiks aprakstīti tikai daži no tiem.

Piezīmes

Piezīme ir populārs iekšējās rakstiskās saziņas līdzeklis starp organizācijas locekļiem. Tā ir vēstules saīsināta forma ar minimālu pieklājības veidu un tūlītēju piekļuvi konkrētam ziņojuma tematam.

Šāda veida sakaros parasti ir iepriekš noteikti formāti. Galvenais noteikums, kas jāizpilda, ietver pareizu rakstīšanu un personisko un hierarhisko cieņu. Rakstīšanas veidam jābūt tiešam un bez jebkādām pazīmēm.

Ziņojumi

Ziņojumi ir cita veida rakstiska saziņa. Tos var izmantot komerciāliem, izglītības, juridiskiem vai zinātniskiem mērķiem.

Atkarībā no ziņojuma veida un mērķa var būt iepriekš noteikti formāti. Tomēr vispārīgi runājot, ziņojumā būtu jāiekļauj īss ievads, galvenie mērķi un rezultāti. 

Dažos gadījumos ir iekļauti grafiki un tabulas, lai atvieglotu rezultātu izpratni. Tāpat daudzos ziņojumos ir ieteikumu saraksts.

Brošūras

Brošūras ir publikācijas, kurās uzņēmumi prezentē savus produktus un pakalpojumus. Tie tiek publicēti arī, lai palīdzētu tirdzniecības pārstāvjiem apmeklēt klientus.  

Uzņēmumi ražo brošūras ar daudzām formām un izmēriem. Dažas brošūras ir burtu izmērs, bet citas ir salocītas uz pusēm vai trīs daļās.

No otras puses, tos raksturo ļoti krāsains un ar savu produktu un pakalpojumu pārpilnību. Teksti ir maz un tukša vieta, lai bukletu varētu viegli lasīt.

E-pasta ziņojumi

E-pasts pašlaik ir ļoti izplatīts saziņas veids. Tos izmanto, lai nosūtītu dokumentus, organizētu sanāksmes, apstiprinātu tikšanās un sazinātos ar darba kandidātiem. Turklāt viņi strādā, lai risinātu personiskos jautājumus.

Neskatoties uz to relatīvo neoficiālo raksturu, e-pastiem jāievēro noteiktas parastās normas. Šim nolūkam tās formāts piešķir atstātājus sūtītājam, saņēmējam, objektam un telpai, kurā ir jāsagatavo ziņojums.

Pat ja tās izmanto nekomerciāliem mērķiem, ir noteiktas konvencijas, kas jāievēro, lai izvairītos no negatīvām reakcijām. Starp tiem mēs varam minēt pareizu vārdu un nosaukumu rakstīšanu, pieturzīmju pareizu lietošanu un pareizu teikumu un punktu saskaņošanu..

Priekšlikumi

Priekšlikumi ir dokumenti, kas apraksta nākotnes projektus. Šajās lapās parasti ir tikai viena vai divas lapas. Tie ietver ar katru konkrēto projekta uzdevumu saistītās izmaksas.

Citas izmaksas, kas nav tieši saistītas ar projektu, var ietvert, piemēram, drukāšanas, pasta un pasta izmaksas.

Burti

Vēstules ir viena no vecākajām rakstiskās komunikācijas formām. Vēstules priekšmets var būt personisks vai komerciāls. Pirms elektronisko veidlapu saņemšanas tie bija ļoti populāri saziņas līdzekļi. Tāpat kā e-pastos, skaidras formas un kodolīgi ziņojumi tika izmantoti komerciāli.

Tomēr personīgajās vēstulēs rakstiski bija mazāk konstitucionalitātes. Pieklājības procedūras bija minimālas. Tēmas izstrāde bija izdevīga starp ziņojuma sūtītāju un saņēmēju. Lappušu skaitu ierobežoja abu pušu kapacitāte. Pakāpeniski tās ir aizstātas ar elektroniskiem ziņojumiem.    

Telegrammas

Telegramma ir īsa un vienkāršota vēstules versija. Šeit pieklājības formulas tiek minimāli saglabātas un reizēm izlaistas. Ziņojuma teksts ir rakstīts, izlaižot vislielāko vārdu skaitu un saglabājot nepieciešamo minimumu.

Tāpat pieklājības formas parasti bija standarta un saīsinātas formas (kungs, kungs, kundze un citi). Līdzīgi kā vēstulēs, elektronisko plašsaziņas līdzekļu attīstībā to izmantošana ir samazinājusies.

Fakss

Tas bija pirmais veids, kā elektroniski nosūtīt ziņojumus. Lai gan gan tā rakstīšana, gan lasīšana tika veikta ar rakstisku darbu, tā nosūtīšana tika veikta elektroniski. Tā izmantošana ir samazinājusies, jo arvien vairāk izmanto elektroniskos plašsaziņas līdzekļus.

Rakstiskās komunikācijas elementi

Kopumā tiek uzskatīts, ka trīs galvenie rakstveida komunikācijas elementi ir struktūra (satura forma), stils (rakstīšana) un saturs (tēma)..

Attiecībā uz struktūru tas palīdz lasītājiem saprast šo tēmu. Tāpēc pirms rakstīšanas sākšanas ieteicams būt skaidrs.

Attiecībā uz stilu tas ir saistīts ar emitentu pirmajā instancē. Tomēr ir svarīgi ņemt vērā arī iespējamos rakstiskā materiāla saņēmējus. Dažreiz ir nepieciešami teikumi vai īsas rindkopas ar vienkāršu vārdnīcu. Dažreiz ziņai jābūt nedaudz ilgākai un detalizētākai.

Visbeidzot, attiecībā uz šo tēmu tas var būt ļoti dažādi. Visas cilvēka mijiedarbības jomas var būt rakstiskas komunikācijas priekšmets. Tas ietver no zinātniskiem priekšmetiem līdz personīgiem, ar likumiem un procedūrām.

Priekšrocības

Pastāvīgums laikā

Rakstiskā saziņa ir pastāvīgs informācijas līdzeklis. Tāpēc tas ir noderīgi, ja nepieciešams veikt ierakstus. Tādā pašā veidā tas ir ļoti svarīgi pareizai atbildības deleģēšanai un normu un procedūru noteikšanai. No otras puses, tas ļauj atkārtoti pieprasīt ziņojumus.

Kontroles mehānisms

Pateicoties savai pastāvēšanas iespējai, rakstiskā saziņa ir ideāls kā kontroles rīks. Kontroles lapas vai rezultāti, likumi, nolīgumi, cita starpā, ir dokumenti, kas visbiežāk tiek apstrādāti, izmantojot šo saziņas veidu.

Saglabāšana

Rakstiskajai saziņai ir augsts saglabāšanas līmenis. Tas ļauj tai būt drošai un ilgstošai. Tehnoloģiskie sasniegumi ir radījuši citus līdzekļus informācijas saglabāšanai. Tomēr līdz šim dokuments, kas uzrakstīts oriģinālā, paliek galīgais pierādījums par tā esamību un oriģinalitāti.

Augstāks atstarošanas līmenis

Cilvēki, kas izmanto šo mediju, efektīvi raksta pirms rakstīšanas. Ziņojuma rakstīšanas priekšā vienmēr notiek domāšanas un definēšanas process, ko vēlaties izteikt. Pat paša rakstīšana ir pārdomu process. Tādēļ šis komunikatīvais režīms ir ideāls precizitātes un precizitātes pārraidei.

Mazāk izkropļojumu un interpretācijas iespēju

Ziņojumos, kas nosūtīti, izmantojot rakstisku saziņu, ir mazāk iespēju izkropļot. Šajā sakaru sistēmā informācija ir pastāvīgi reģistrēta un to var pārbaudīt jebkurā laikā. Tādējādi ir mazāka informācijas sagrozīšanas vai pārveidošanas iespēja.

No otras puses, ir mazāk iespēju kļūdaini interpretēt ziņojumus. Ja rodas šaubas, ziņojumu var pārlasīt tik reižu, cik nepieciešams, līdz tiek sasniegta pilnīga izpratne.

Tāpat lasīšanas vai atkārtotas nolasīšanas ātrumu var pielāgot ziņojuma saņēmēja izpratnes līmenim. Šādā veidā var garantēt, ka, ja gan sūtītājs, gan saņēmējs apstrādā tos pašus kodus, ziņa ieradīsies atbilstoši vēlamajam.

Trūkumi

Izmaksas

Rakstiskā saziņa nav ekonomiska. Ir izmaksas, kas saistītas ar materiālu (cita starpā papīru un tinti), un darbu, ko izmanto rakstu rakstīšanai un nodošanai. Šīs izmaksas var palielināties atkarībā no fiziskā attāluma starp sūtītāju un saņēmēju.

Spēja efektīvi izprast

Rakstiskās komunikācijas izmantošana ir pelnījusi lielas prasmes un kompetences valodas un vārdu krājuma lietošanā. Rakstīšanas prasmju trūkums un tekstu slikta kvalitāte negatīvi ietekmē ziņojumu un apdraud to efektīvu izpratni.

Atsauksmes

Rakstiskā paziņojumā sniegtā informācija nav tūlītēja. Šāda veida komunikācijā kodēšanas un dekodēšanas process ir lēns.

Atkarībā no izmantotā koda, sapratne var aizņemt ilgāku laiku nekā vēlams. Jebkurā gadījumā atgriezeniskā saite ir ziņojuma saņēmēja, nevis emitenta ērtībā.

Grūtības izteikt emocionalitāti  

Būdams atstarojošs līdzeklis, ir grūtāk izteikt emocionalitāti rakstiskā saziņā. Faktiski dzejnieki un mākslinieki, kas izmanto šo mediju, lai izteiktu skaistumu un emocijas, izmanto metodes, kuras ir grūti izmantot. Dažreiz tie ir veiksmīgi, bet citās valstīs tie neatbilst mērķim pārraidīt mākslinieka emocionalitāti.

Šis saziņas veids ir pazīstams kā auksts, bezpersonisks un kontrasts ar citiem saziņas veidiem, kas var ietvert verbālās un gestālās iezīmes. Šī iemesla dēļ to biežāk izmanto informācijas pārsūtīšanā, kurā ir svarīga faktu precizitāte.

Aizkavēta vai neskaidra saņemšana

Rakstiskās saziņas metode kavē tūlītēju ziņojuma saņemšanas apstiprinājumu. Dažos gadījumos pat nav iespējams noteikt, vai ziņojums sasniedzis paredzēto saņēmēju.

Elastības trūkums

Elastības trūkums ir vēl viens no rakstiskās komunikācijas trūkumiem. Tiklīdz sākotnējais ziņojums ir izdots, nav iespējams veikt ātru satura korekciju.

Jebkurām nepieciešamajām izmaiņām ir jānodrošina ziņojuma saņēmējam. Tāpat, visa veiktā korekcija, pat daļēja, ietekmē visu ziņojumu.

Atsauces

  1. Inc (s / f). Rakstisks paziņojums Ņemts no inc.com.
  2. Sehgal, M. K. (2008). Uzņēmējdarbības komunikācija New Delhi: Excel grāmatas Indija.
  3. Cabrera, A. un Pelayo, N. (2001). Valoda un komunikācija Karakasa: Nacionālais.
  4. Bolaños, B. (1996). Rakstiskā saziņa. Sanhosē: EUNED.
  5. Suttle, R. (2017. gada 26. septembris). Rakstiskā biznesa komunikācijas veidi. Ņemts no bizfluent.com.
  6. Sckool (2017. gada 7. februāris). Trīs galvenie rakstveida komunikācijas elementi. Uzņemts no sckool.org.   
  7. MSG (s / f). Rakstisks paziņojums - nozīme, priekšrocības un trūkumi. Ņemts no managementstudyguide.com.
  8. Uzņēmējdarbības komunikācija. (s / f). Rakstiskās komunikācijas priekšrocības un trūkumi. Ņemts no biznesa komunikācijas.com.
  9. Uzņēmējdarbības komunikācija. (s / f). Rakstiskās komunikācijas trūkumi uzņēmējdarbībā. Ņemts no bizcommunicationcoach.com.