Kopīgot:
12 svarīgākās dominējošās biroja funkcijas
The biroja funkcijas, kas dominē tie ir administratīvie pasākumi, ko īsteno uzņēmuma, organizācijas vai iestādes personāls un kas ir nepieciešami tās darbībai. Ja tie tiek veikti efektīvi, rezultāti būs daudz labāki, nekā tad, ja tie būtu slikti.
Parasti šim darbam ir regulārs grafiks no pirmdienas līdz piektdienai, kas sākas plkst. un tas ilgst līdz 4 vai 5 p.m, lai gan tas atšķiras atkarībā no valstīm vai reģioniem.
Lielākajai daļai biroja darbu ir nepieciešamas pamatprasmes, piemēram, nepārtraukta mutvārdu komunikācija, rakstīšanas spēja, lieta un pieredze ar biroja iekārtām, piemēram, datoriem, kopētājiem uc.
Atkarībā no pieņemtā amata vai atbildības līmeņa tas prasa, lai personai būtu tehniskā, universitātes vai ceturtā līmeņa izglītība.
10 galvenās biroja funkcijas, kas dominē
1. Plānošana
Šis ir pirmais un vissvarīgākais uzdevums, jo tajā ir definēts, kā organizatoriskās metodes un struktūras var dot ieguldījumu biznesa plānā.
Ir tehnoloģiski rīki, kas palīdz šīm metodēm realizēties uzdevumos, kas tiek sadalīti starp komandas locekļiem, bet tikai laba plānošana var garantēt, ka viss beidzas ar biznesa mērķa pievienošanu.
Vispārējai plānošanai uzņēmumā ir nepieciešama skaidra biznesa vīzija un zināms hierarhijas līmenis, bet katram komandas loceklim ir jāplāno savs darbs, lai viņi varētu izpildīt noteiktos mērķus un termiņus..
2- Ziņojumu pārrakstīšana un / vai rakstīšana
Uzdevums, kas ikdienā aizņem laiku, strādājot birojā, ir jebkura atbalsta rakstīšana, ziņojumi, kas atbalsta vai detalizē to funkcijas, vai kas kalpo, lai izskaidrotu pārējiem kolēģiem detaļas (fons, progress, rezultāti, plusi un uc), konkrēta projekta ietvaros.
Šie raksti kalpo arī par tās organizācijas darbības reģistru, kurai pieder šis birojs, turpmākām revīzijām vai pārskatiem.
3. Apmeklēt sanāksmes
Tie ir sanāksmes starp darba grupas dalībniekiem, kuros tiek apmainītas idejas par pašreizējiem projektiem, tiek pakļauti jauni priekšlikumi, prezentācijas, ziņojumi vai pārskati tiek koplietoti.
Parasti to mērķis ir saskaņot visus klātesošos, lai sasniegtu kopīgu mērķi, piešķirot katrai no tām lomu, uzdevumus un termiņus. Tie kalpo arī, lai atrisinātu problēmas, kas var būt radušās uzdevumu veikšanā.
Viņiem ir biežums, ilgums un ļoti definēta dinamika. Tāpat arhivēšanai parasti tiek ierakstīts minūšu vai minūšu laikā.
4- Sapulču sapulces
Runa ir par visu to cilvēku darba kārtības koordinēšanu, kuriem vajadzētu būt sanāksmē tādā veidā, lai tie varētu sakrist konkrētā vietā un laikā.
Tas ir uzdevums, kas var būt milzīgs, tāpēc paļaušanās uz tehnoloģiju var būt laba ideja. Ir programmas, piemēram, ScheduleOnce, kas ļauj automātiski plānot sanāksmes, ļaujot viesiem redzēt pieejamos datumus un izvēlēties tiem piemērotu grafiku..
5- Pārbaudiet korporatīvo e-pastu
Tas ir uzdevums, kas var aizņemt diezgan ilgu laiku. 2016. gadā publicētais Adobe ziņojums, kas radās pēc pašpārvaldes aptaujas par vairāk nekā tūkstošiem darbinieku, atklāj, ka katru nedēļu mēs tērējam vidēji 20,5 stundas, pārbaudot mūsu darba e-pastu.
Šķirot, lasīt un atbildēt uz e-pastiem ir ļoti bieži sastopams saziņas veids, kas ļauj apmainīties ar failiem un seansiem, kas saistīti ar jebkuru projektu vai organizatorisko procesu.
Lai gan uzņēmumi pastāvīgi meklē efektīvākas e-pasta pārvaldības formas, ir arī tādas programmas kā Gmail viedās uzlīmes..
Vēl viens veids, kā racionalizēt šo uzdevumu, ir iekļaut standarta e-pasta veidnes vai tekstus, kurus var nosūtīt ar minimāliem grozījumiem dažādiem saņēmējiem un dažādās iespējām..
6. Finanšu vadība
Šajā uzdevumā ir jāgarantē, ka nauda iegūst savu dzīves ciklu produktu un pakalpojumu iegādē un pārdošanā; ka visi rēķini tiek nosūtīti, reģistrēti, samaksāti un nosūtīti. Protams, ir biroji, kur tie ir veltīti tikai šim nolūkam.
Šī darbība ietver arī finanšu pārskatu un juridisko dokumentu atjaunināšanu tādā veidā, lai nebūtu problēmu ar tiesisko regulējumu, kas attiecas uz attiecīgo organizāciju..
7. Loģistika
Šī funkcija garantē, ka visas preces, kas saistītas ar uzņēmuma darbu, tiek transportētas uz noliktavām un klientiem. Tas ietver arī saiknes nodrošināšanu ar piegādātājiem, lai iegūtu izejvielas jaunu produktu ražošanai.
Šīs funkcijas mērķis ir nodrošināt, ka uzņēmumam ir viss nepieciešamais, lai saglabātu tās pārdotās preces vai pakalpojuma ražošanu.
8- Uzaicināt uzmanību
Birojā ir arī jāatbild uz tālruni, jo tas ir saziņas līdzeklis ar klientiem, piegādātājiem un kolēģiem.
Lai gan tas šķiet vienkāršs uzdevums, tam ir vajadzīgs zināms protokols, jo tā var būt balss, ko kāds no uzņēmuma darbiniekiem ir saistīts ar tā tēlu. Tāpēc ir svarīgi ievērot pieklājības noteikumus, uzturēt institucionālu toni, mazināt balss apjomu un lietoto vārdu krājumu..
Vēl viens svarīgs fakts, kas dažkārt tiek ignorēts, veicot šo funkciju, ir pierakstīt pēc iespējas vairāk personas datus no otras puses; Tas nodrošinās uzņēmuma kontaktinformācijas datu bāzi un ļaus jums pareizi pārraudzīt telefona sarunas laikā apspriesto jautājumu.
9 - Arhīvu organizēšana
Lielākā daļa uzdevumu, kas tiek izpildīti birojā, rada kādu dokumentu: rēķinus, piezīmes, minūtes, minūtes, pārdošanas ziņojumus utt..
Digitālā vai papīra veidā tas ir informācijas daudzums, kas prasa, lai kāds būtu atbildīgs par to kataloģizēšanu, arhivēšanu un saglabāšanu atbilstoši tās līmenim, kas ir svarīgs uzņēmumam..
Tieši šis pēdējais punkts, kas attiecas uz informācijas aizsardzību, ir jautājums, kas daudzām organizācijām ir kļuvis par galvassāpēm, tāpēc rodas arvien vairāk instrumentu, protokolu un procedūru, kas nodrošina drošību arhivēšanā un informācijas pārsūtīšanā. konfidenciālus datus.
Dažos gadījumos tiek izmantoti ārējie cietie diski, savukārt citās ir īpaši serveri šiem gadījumiem vai "mākonis", piemēram, Microsoft OneDrive, Google disks vai Apple iCloud..
10 - Uzņēmuma pasta izplatīšana
Uzdevumam, kas, neraugoties uz to, ka tam ir nepieciešama ļoti augsta akadēmiskā izglītība, ir nepieciešama laba organizācija, atbildība un steidzamības sajūta, ir sarakstes sadalījums birojā..
Dažu dizainu, kredītkartes, ko banka nosūta, piegādātāja rēķini vai valdības iestādes atbildes vēstule ir daži no dokumentiem, kurus ikviens darbinieks var gaidīt un par kuriem var būt atkarīgi daudzi citi procesi. uzņēmums.
11 - Klientu apkalpošana
Šī funkcija ir fiziski palīdzēt klientiem ar jautājumiem vai sūdzībām par uzņēmuma piedāvātajiem produktiem vai pakalpojumiem.
12 - Dokumentu drukāšana un kopēšana
Tajā ietilpst to dokumentu drukāšana, kuri ir fiziski saglabāti, vai to kopiju izgatavošana, kas jāglabā divos eksemplāros vai jāpiegādā uzņēmuma darbiniekiem..
Atsauces
- Audra Bianca (s / f). Biroja organizēšanas un plānošanas padomi. Saturs iegūts no: smallbusiness.chron.com.
- Biz Trend (2015). 7 biroja uzdevumi, kurus varat un jums vajadzētu automatizēt. Saturs iegūts no: www.sba.gov.
- Dewei Caitlin (2016). Cik stundas no jūsu dzīves ir bijis darba e-pastā? Izmēģiniet mūsu nomācošo kalkulatoru. Saturs iegūts no: washingtonpost.com.
- Laurie Reeves. Biroja darba vietu saraksts. Saturs iegūts no: work.chron.com.
- Ko dara biroja palīgs. Izgūti no learn.org.
- Ko tieši cilvēki dara darbā. Saturs iegūts no: reddit.com.