Kā ir viesnīcas organizācijas shēma? (un tās funkcijas)

The viesnīcas organizācijas shēma pārstāv darba vietas, kas viesnīcai ir nepieciešamas, lai veiktu savus darba procesus, misiju, vīziju un vērtības.

Katrai viesnīcai, neatkarīgi no tā, vai tā ir maza, vidēja vai liela, ir nepieciešama organizatoriska struktūra ikdienas darbību veikšanai. To izmanto, lai palīdzētu sadalīt uzdevumus, precizēt darbu katram departamentam un deleģēt pilnvaras struktūrvienībās un starp tām.

Augstāk minētā organizatoriskā shēma ir raksturīga 5 zvaigžņu viesnīcai, lai gan 4 zvaigžņu viesnīcā var būt vienāds skaits dzīvokļu vai vairāk. Zvaigžņu skaits var nokļūt vai pacelties neatkarīgi no departamentu skaita.

Piemēram, viesnīca "NY King" varētu saglabāt visus dzīvokļus un pacelties no 4 līdz 5 zvaigznēm. Vai otrādi; nolaisties no 5 līdz 4 zvaigznēm un turiet visas nodaļas.

Dzīvokļu skaits būs atkarīgs no viesnīcas piedāvātajiem pakalpojumiem. Varbūt luksusa viesnīca -5stars - piedāvā tūrisma pakalpojumus klientiem, trenažieru zālei, peldbaseinam, tenisa kortiem, SPA, diskotēkām. Vēl viena mazāka izmēra viesnīca šiem papildu pakalpojumiem nebūs, tāpēc viņiem nebūs tik daudz darbinieku, samazinot to skaitu nodaļām.

Visizplatītākās augstākās pozīcijas viesnīcā ir: direktors, mārketinga direktors, grāmatvedības direktors, personāla direktors, inženieru direktors, iepirkumu direktors, telpu vadītājs un restorānu vadītājs.

No šīm pozīcijām tiek ģenerēti citi, kas ir sliktāki, bet ne mazāk svarīgi, lai izpildītu viesnīcas galveno funkciju; viesi, kas nodrošina visaugstāko iespējamo kvalitāti, atkarībā no zvaigznes skaita katrā viesnīcā.

Kas ir atbildīgs par viesnīcas organizāciju??

Parasti uzņēmuma organizatoriskās shēmas vadītājs ir Cilvēkresursu direktors.

Līdztekus organizatoriskajai shēmai "darba aprakstā" būs nepieciešamas labi definētas darba vietas, lai katra darbinieka funkcijas būtu labi definētas. Tas būs būtiski, lai pieņemtu darbā jaunus darbiniekus un lai katrs darbinieks zinātu, ko darīt.

No otras puses, ir viesnīcas, kas ir uzticējušas cilvēkresursu funkcijas, īpaši mazākas viesnīcas, kas nav viesnīcu ķēdes.

Kopīgas darba vietas viesnīcā un tās funkcijas

1. Ģenerāldirektors / viesnīcu pārvaldnieks 

Tā ir vislielākā atbildība:

• Tā ir atbildīga par viesnīcas administrēšanu, kontroli un attīstību, pārbaudot, vai visas pārējās departamentu teritorijas darbojas vislabākajā iespējamā veidā.
• Definē uzņēmuma politiku un mērķus, kas jāievēro.
• Pārbaudiet, vai katrs departaments atbilst izvirzītajiem mērķiem, nodrošinot izcilu pakalpojumu kvalitāti.
• Pārvalda cilvēkresursu vadību, mārketingu, drošību, kvalitāti un koordināciju visos aspektos, kas nepieciešami viesnīcas pareizai darbībai.

2. Pārdošanas vadītājs

Papildus citām galvenajām struktūrvienībām, tās galvenā funkcija ir iesaistīties pārdošanā un reklāmā:

• Atrast klientus.
• Piedāvā uzņēmumam.
• Piedāvāt pakalpojumus.
• Aizvērt darījumus ar klientiem.
• Izstrādāt reklāmas stratēģijas.
• Veicināt viesnīcu pakalpojumus.
• Meklēt potenciālos klientus.
• Ziņojiet par pārdošanas rezultātiem grāmatvedības un finanšu departamentam.

Pārdošanas asistents

Šīs pozīcijas galvenais mērķis ir atbalstīt jūsu priekšnieka, vadītāja un / vai pārdošanas vadītāja darbu, lai kontrolētu, klasificētu un pasūtītu pārdotos produktus, papildus rēķinu savākšanai, lai veiktu pienācīgu procesu administratīvajā kārtībā..

Telpu nodaļa ir atbildīga par rezervācijas pieprasījumu un klientu apkalpošanas uzņemšanu šim nolūkam, kā arī par to, kā kontrolēt pārbaudes un maksājumus..

Jums ir arī jāuzrauga, ka telpas ir tīras, strādājot ciešā sadarbībā ar administratoriem un saimniekiem.

Viņu uzdevums ir noteikt telpu pieejamību un rezervāciju pieņemšanu un apstiprināšanu.

Rezervāciju vadītājs vai vadītājs ir atbildīgs par departamenta labas darbības vadīšanu, un rezervācijas aģenti veic funkcijas, lai apmeklētu rezervācijas, izmantojot visus dažādos pieejamos līdzekļus (saziņas līdzekļus, grupu rezervācijas, tiešsaistē, ekskursijas, operatorus, uc), pārvaldiet naudu no attiecīgajiem noguldījumiem un garantējiet izdarītās atrunas.

Pārdošanas vadītājs

Tā ir viena no svarīgākajām darbavietām, jo ​​tā ir atbildīga par pārdevēju portfeli, kam viņiem ir jānorāda, kas viņiem jādara.

Viņš ir atbildīgs par to, ko dara katrs viņa darbinieks, viņam ir jāzina visu kontu kustība, un, ja viņiem ir kādas problēmas, viņam ir jāuzņemas atbildība par to.

Jums ir jāsniedz detalizēts kontu pārskats, jāuzsāk iniciatīva, lai iegūtu svarīgus kontus jūsu uzņēmumam.

Uzņēmuma panākumi vai neveiksme ir atkarīga no tā, tā ir ļoti sarežģīta nostāja, kas prasa ārkārtēju apņemšanos un atbildību.

3 - Pakalpojumu pārvaldnieks

Tā ir atbildīga par pakalpojumu departamenta uzraudzību:

• Kontroles izmaksas.
• Iegūstiet lojālu klientu.
• Veicināt labas attiecības starp darbiniekiem.
• Atrisiniet šaubas un bažas par visu klientu pakalpojumiem.
• Izpildiet pārdošanas mērķus.
• Izveidojiet piemēru, īstenojot ētikas standartus.
• Nodrošināt, ka tiek piedāvāts augsts kvalitātes līmenis un bizness ir rentabls.

Administrācija un finanses

Tas ir svarīgs stāvoklis, jo jums ir kontrole pār administratīvajiem jautājumiem, jums ir jāvienojas ar ģenerāldirektoru par to, kā jautājumi tiks izplatīti un informēs Jūs par dažādiem posmiem un pasākumiem, kas saistīti ar viņiem.

Jums ir jāpārvalda finanšu resursi, budžeti, izdevumi, izdevumi un ieguldījumi kopā ar uzņēmuma direktorātiem un struktūrvienībām.

Uzrauga finanšu resursu pārvaldību, koordinē valdības regulētos trestus, uzrauga ar personāla administrēšanu saistītos procesus.

Reģistrē un uztur materiālo resursu, mantisko un vispārējo pakalpojumu piegādi un iegādi.

Biznesa stratēģijas

Kā teikts tā nosaukumā, tā ir atbildīga par stratēģiju un plānu izveidi, lai pievienotos jauniem tirgiem un stiprinātu uzņēmuma stiprās puses, kā arī uzlabotu katra asociācijas vai organizācijas locekļa pieredzi un zināšanas..

Tās galvenā funkcija ir tieša atbildība par uzņēmuma pārdošanas darbībām, mārketinga vadību, veicināšanu un izplatīšanu, pārdošanas plānošanu, dažādu sadalījumu organizēšanu.

Piešķirt mērķus, kas jāievēro saistībā ar pārdošanu atbilstoši produktiem un teritorijām, izveidot stratēģiskus plānus, lai uzlabotu uzņēmuma panākumus, pētītu klientus un atrašanās vietas, kas varētu būt piemērotāka veicināt.

Tas veicina komandas darba vidi, veicinot atbildīgo darbinieku pārdošanas garu.

Analizējiet iespējamos klientu problēmu un sūdzību cēloņus.

Izstrādāt politiku, lai noteiktu cenas un pārdošanas nosacījumus.

Izveidojiet plānus, lai palielinātu jūsu departamenta iedzīvotāju apmācību.

Tā ir atbildīga par dažādu procedūru saņemšanu, filtrēšanu un izplatīšanu attiecībā uz pakalpojumu kvalitāti.

Kontrolieris un grāmatvedība

Nodaļa, kas atbild par finanšu un grāmatvedības operāciju analīzi un kontroli.

Tā nodarbojas arī ar gada budžetu, ienākumu prognozes, finanšu pārskatu sagatavošanu, pārskatu sagatavošanu par finanšu stāvokli, revidentu biroja veiktajām revīzijām utt..

Iepirkšanās

Tas ir ļoti svarīga vieta pareizai darba attīstībai uzņēmumā, jo viņi ir atbildīgi par piegādes ķēdi un pērk visas nepieciešamās preces, lai uzņēmums efektīvi darbotos.

Tas var būt pirkumi uzņēmuma izmantošanai kā tālākpārdošanai un / vai izejmateriāliem savu produktu ražošanai.

Šī pozīcija ietver arī ar transportēšanu vai tirdzniecību saistītu pakalpojumu iegādi.

Viņi ir atbildīgi par informācijas un datoru sistēmu izmantošanu organizācijas vadībai.

Viņi plāno un vada visas darbības, kas saistītas ar datorzinātnēm un tehnoloģijām uzņēmumā, kuram viņi strādā.

Noteikt biznesa mērķus, lai izstrādātu plānus, lai sasniegtu iepriekš izvirzītos mērķus.

4 - palīgs vadītājs

Ir atbildīgs par visu vadītāja uzdevumu izpildi, ja tas nav.

Kopumā viņš nepieņem svarīgus lēmumus, iepriekš neapspriežoties ar vadītāju, bet, ja viņam ir lēmums par ikdienas un parastiem jautājumiem, kas var rasties viesnīcas parastajā attīstībā.

Jāapmāca visa informācija un zināšanas, kas nepieciešamas, lai uzņemtos šādu svarīgu vietu, zinātu visas funkcijas, personālu, uzdevumus, aizvietotājus utt..

Turklāt zināšanas par tiesību normām nevar būt tādas, ka nevar izvairīties no problēmām, kas saistītas ar likumu.

Jums ir nepieciešams ātri atrisināt un plānot B par visu, ja lietas nenotiek saskaņā ar cerībām.

Ceturkšņa nodaļas vadītājs

Jūsu uzdevums ir plānot, uzraudzīt un kontrolēt, ka katra no jūsu politikas jomām saistītajām darbības politikām tiek veikta:

• Plānot un uzraudzīt grupu un konvenciju darbību.
• Analizējiet ikmēneša statistiku.
• Izveidot standartus un normas pakalpojumu sniegšanai jūsu reģionā.
• Saņemt sūdzības par jūsu reģionu.
• Koordinātu ar uzturēšanas vadītāju, lai pienācīgi pildītu savu darbu.

Reģistratūras vadītājs

Organizējiet un kontrolējiet uzņemšanas nodaļas uzdevumus:

• Sagatavojiet personāla sarakstu, kas ir jūsu rīcībā.
• Pārvaldiet sūdzības.
• Ja nepieciešams, sazināties ar citiem departamentiem.
• Viņi rūpējas par klientu apkalpošanu un atrisina visus jautājumus vai problēmas.
• Viņš ir galvenais, kas atbild par kontaktu ar klientu.

Mājturis

Šim departamentam ir vislielākais darbinieku skaits, kas atbild par visu viesnīcu, un galvenokārt ir atbildīgs par visa uzņēmuma tīrīšanu: gan viesnīcas kopējās telpas, gan koridori, biroji, telpas utt..

Šī nostāja ir ārkārtīgi svarīga, jo tīrība ir viesnīcas ieviešanas vēstule, kas lielā mērā ir atkarīga no veiksmes vai neveiksmes.

Jāapmāca, darbiniekiem ir jābūt draudzīgiem un viesiem jāsniedz siltums.

Pārtikas un dzērienu menedžeris

Tā ir atbildīga par katras viesnīcas virtuves zonā pagatavoto ēdienu un dzērienu sagatavošanas un dekorēšanas uzraudzību pēc iepriekš noteiktajām receptēm un standartiem..

Nodrošināt pareizu citu darbinieku funkciju attīstību, labu piegāžu apstrādi, izvairīties no materiālajiem atkritumiem, sagatavot ēdienkarti, pārraudzīt desertu, šķidrumu, vispārējo inventāru utt..

Jāveic nepieciešamās iegādes un jākontrolē vīna darītavas.

Pārvaldiet visu atbildīgo personālu.

Īpaša uzmanība sabiedrībai

Atbildīgs vadītājam par restorāna vai kafejnīcas piedāvāto pakalpojumu pareizu darbību.

• Saņemiet klientu.
• Pievieno viņu pie galda.
• Saņemiet ieteikumus.
• Ugunsgrēka diner.
• Pārbaudiet, vai visi dara savu darbu.
• Pārbaudiet piegādes.
• Nepieciešamības gadījumā palīdziet viesmīļiem.

Tā ir atbildīga par personāla kontroli, izvēlņu izveidi, izejvielu un citu preču racionālas izmantošanas uzraudzību, kontrolē ēdienu izlaidi un kvalitāti, nosaka citu viņu aprūpēto darbinieku darba grafikus.

Vispārējo pakalpojumu pārvaldnieks

Atbild par gada programmas izstrādi mašīnu un iekārtu uzturēšanai un novēršanai.

Veikt visus nepieciešamos pasākumus, lai saglabātu un uzlabotu īpašuma arhitektūras apstākļus.

Pamatpakalpojumu administrēšana, to integrējošo jomu atbalstīšana, īpašuma un tās iedzīvotāju drošība, drošības un higiēnas komisijas darbība.

Apkopes pārvaldnieks

• Tai ir jāatrisina visas problēmas, kas rodas rekordīsā laikā, lai ražošana netiktu pārtraukta.
• Jums ir jāorganizē un jāsaskaņo uzturēšanas darba pasūtījumi visiem darbiniekiem, kas ir jūsu rīcībā.
• Koordinē nepieciešamo materiālu piegādi un saņemšanu, lai veiktu apkopes darbus.
• Pārbaudiet veikto darbu secību un kvalitāti.
• Atļaut noliktavās glabāto materiālu izņemšanu.
• Vajadzības gadījumā nodrošiniet apmācību iekārtās, materiālos un rīkos.

Drošības vadītājs

Tā ir atbildīga par arodrisku novēršanu.

• Analizējiet iespējamās riska situācijas.
• Izstrādāt drošības plānus.
• Pārbaudiet komandu.
• Uzrauga sistēmas.
• Nodrošina klientu un darbinieku drošību.
• Sagatavojiet ziņojumus par visu, kas ir paveikts un kas noticis.
• Autostāvvieta.

Dārzkopības vadītājs

Par visu, kas saistīts ar dārzu un tā uzturēšanu.

Administratīvais vadītājs

Tās uzdevums ir plānot un vadīt uzņēmuma administratīvo vadību.

• Pārvaldiet attiecības ar piegādātājiem.
• Personāla disciplinārā kontrole.
• Izveidot ražošanas stratēģijas utt..

Cilvēkresursu vadītājs

Viņš ir atbildīgs par visu, kas saistīts ar cilvēkresursu kontroli un strādā tiešā kontaktā ar vispārējo vadību un citiem vadītājiem.

• Jāuztur labvēlīga darba vide.
• Organizējiet HR apakšsistēmas.
• Starpnieku konflikti starp darbiniekiem.
• Nodrošināt darbinieku un uzņēmumu attiecību labklājību.

Noliktavas vadītājs

Kontrolē visu materiālu, iekārtu, produktu, rīku un kopumā uzņēmuma īpašumā esošo izejvielu un izejas.

Tā veic arī revīzijas un inventarizāciju pareizai un efektīvai kontrolei.

Grāmatvedības asistents

Viņu uzdevumi ir saistīti ar grāmatvedības uzdevumiem, starp dažām tās daudzajām funkcijām varam atrast:

• Krājumu pārvaldība.
• Pakalpojumu apmaksa.
• Nodokļu deklarācijas.

Administratīvais asistents

Tās galvenās funkcijas ir:

• Apstrādāt korespondenci, saņemt dokumentus, atbildēt uz zvaniem, apmeklējiet, arhivējiet dokumentus, apstrādāt failus, atjauniniet darba kārtību utt..

Vēl viena shēma ir: