10 svarīgākās oficiālās vēstules raksturojums

Oficiālā vēstule ir rakstiska saziņa starp diviem cilvēkiem, kuri var pazīt viens otru vai nē, bet kuriem jebkurā gadījumā ir attālas un cieņas attiecības, kas liek viņiem saglabāt oficiālu valodu.

Kas raksta vēstuli, to sauc par saņēmēju vai emitentu; kas to saņem, ir saņēmējs vai saņēmējs. Oficiālā vēstule parasti tiek izmantota saziņai starp uzņēmumiem, augsta līmeņa institūcijām un valsts iestādēm..

To izmanto arī, lai piedalītos starptautisku balvu, publisku iecelšanu vai atzīšanu piešķiršanā.

Formālajā vēstulē sarunvaloda, pazīstamība, idioms un tuteo ir jāatstāj pilnīgi malā. Visumā pieņemtajām pieklājības formulām jābūt klāt un tām ir jāatbilst iepriekš noteiktai struktūrai.

Pēc sava formālā rakstura šāda veida burtiem jābūt ar roku rakstītiem vai drukātiem uz papīra un jānosūta aizzīmogotā aploksnē saņēmējam, lai gan ir taisnība, ka pašreizējā digitālajā laikmetā oficiālās vēstules struktūru izmanto, lai nosūtītu ziņojumus izmantojot e-pastu. Tomēr pēdējais nav visizplatītākais un nav ieteicams.

Formālās vēstules 10 galvenās iezīmes

1 - oficiālā valoda

Oficiālajai valodai ir nepieciešama pareiza vārdu krājuma un nevainojamas gramatikas un pareizrakstības lietošana. Ārstēšanai jābūt attālai un cieņai.

Sūtītāja attieksmei pret saņēmēju jābūt jums; nekad nevajadzētu būt tutear, neatkarīgi no saņēmēja vecuma vai diapazona, vai arī ja tas ir vai nav zināms sūtītājam.

Lai gan valodai jābūt cieņai, tas nenozīmē, ka laipnība un pieklājība būtu jāatceļ..

2. Konkrēts nodoms

Oficiāla vēstule nav rakstīta bez precīzas ieceres un noteikta mērķa. Ar šāda veida vēstuli ir paredzēts kaut ko paziņot saņēmējam vai pieprasīt informāciju, ko sūtītājs to pieprasa.

Jebkurā gadījumā tiek mēģināts iespaidot saņēmēju pozitīvi un atbalstīt to labvēlīgi, lai saziņas plūsma turpināsies līdz sūtītāja mērķu sasniegšanai. Sniegtajai informācijai jābūt pēc iespējas skaidrākai un pilnīgākai.

3 - garums

Oficiālā vēstule parasti ir īsa un specifiska, tieši atsaucoties uz mērķi, pēc atbilstošiem sveicieniem un pieklājības noteikumiem.

Kā parasti notiek institucionālajā, uzņēmējdarbības, valdības vai starp diviem cilvēkiem, kuriem nav ciešu attiecību, nav nekādas jēgas apiet filiāles, izkāpt vai izskaidrot jautājumus, kas nav centrāli. Šādā veidā parasti formālās vēstules nedrīkst pārsniegt 2 lappuses.

4. Galvene

Oficiālajai vēstulei jābūt rakstītai tās iestādes vai personas oficiālajā dokumentācijā, kas to raksta. Parasti to dara uz veidlapām, kurās var parādīties tikai iestādes vai sūtītāja vārds, lai gan tajā var iekļaut arī tās adresi..

Pēc tam jāparādās datumam, pirms kura ir vieta (pilsēta), kurā rakstāt.

Ir gudrāk rakstīt datumu bez saīsinājumiem, tas ir, vēstulē rakstītais mēnesis un gads ar četriem cipariem. Ir jāsaskaņo ar lapas labo pusi.

5- Ārstēšana un apsveikums

Ārstēšanai jābūt formālai un tajā jāiekļauj saņēmēja amats, profesija vai diapazons. Piemēram: prezidents, ārsts, profesors, ģenerālis utt., Kam seko vai nav uzvārds. Izvairieties no sveicieniem ar vārdu, segvārdiem vai segvārdiem.

Ja saņēmējs ir pāris, jums vajadzētu sevi ārstēt kā Kungu un Kungu. Dažās valstīs deputāti un senatori tiek uzskatīti par "cienījamajiem", bet citās - "Illustrious Lord".

Tas pats attiecas arī uz citām valdības pozīcijām vai muižniekiem, tāpēc ir svarīgi zināt katras valsts protokolu.

Ja jūs nezināt konkrētu saņēmēju, varat izmantot bezpersoniskas formulas, piemēram, "Kam tas var attiekties" vai vienkārši "Godātais kungs" vai "Dārgais kungs".

Lai apsveiktu, jums jāpievieno tāds pieklājības noteikums kā "Dārgais", "Ievērots" utt. "Godātais kungs" veidlapu izmanto arī kā oficiālu sveicienu.

6. Ķermenis

Vēstules saturam vajadzētu arī sākt ar dažiem pieklājības noteikumiem, piemēram: "Ar šo ...", "Es rakstu jums ...", "Es ļoti cienīšu jūs ar ...", "Pasniedziet to par ... "vai dažiem mazākiem protokoliem, piemēram," Vispirms saņemiet sirsnīgu sveicienu ... ".

Vēstulē jābūt īsiem un labi strukturētiem punktiem. Ziņojumam jābūt precīzam, konkrētam un nepārprotamam.

Ja tas ir pieprasījums, tas ir jādara tieši; ja tā ir informatīva vēstule, jums jādodas tieši uz punktu. Vienmēr paturiet prātā, ka saņēmējs ir aizņemts cilvēks, kurš nevēlas tērēt laiku ar nevajadzīgām runām vai grūti saprotamu.

7 - atvadu

Atvadu atcelšanai ir jāapstiprina vēstules galvenā ideja, jāstiprina mērķis un jāveicina darbība, ko sūtītājs sagaida no saņēmēja ("Es gaidu jūsu atbildi", "Es ceru, ka informācija būs noderīga" utt.).

Visbiežāk sastopamais oficiālo vēstuļu aizvērums ir "Ar cieņu" vai "Ļoti uzmanīgi", dodot priekšroku šīm veidlapām vairākiem sarunvalodiem, piemēram, "Sirsnīgs sveiciens", "Sveicieni", "A ķēriens" utt..

Pēc tam drukāts paraksts (vārds un uzvārds ir jāaizpilda burtiem) un sūtītāja paraksts. T

Tajā jāiekļauj arī sūtītāja ieņemamais amats vai rangs, ti, "Dr", "Ing.", "Prof.", Kam seko vārds un uzvārds un atsevišķā rindā pozīcija "Vērtēšanas komitejas priekšsēdētājs", "Vēstnieks Argentīnas Republikas pārstāvis "," ģenerālsekretārs "utt..

8- Cita informācija

Vēstules apakšpusē un pēc paraksta pievienošanas vajadzības gadījumā pievienojiet pielikumu skaidrojumu vai to personu vārdus, kas saņem vēstules kopiju (ar apzīmējumu "Cc").

Zemāk un visbeidzot, personas, kas diktēja vēstuli, tas ir, nosūtītāja pareizo burtu (lielajiem burtiem) un tās personas, kas to pārrakstīja (mazajiem burtiem), iniciāļus var iekļaut, kā parādīts: ABC / def.

Būdama vēstule, kas iepriekš bija domāta, postscripts lietošana nav ieteicama.

9 - aploksne

Katru oficiālo vēstuli jānosūta aploksnē, pat ja sūtītājs un saņēmējs atrodas vienā ēkā (piemēram, saziņa starp vienas iestādes nodaļām).

Aploksnei jābūt tādā izmērā, kādā tā būs, lai tā nebūtu pārāk liela. Burtam jābūt salocītam pēc iespējas mazāk (2 līdz 4 reizes), jo papīrs, kas ir gandrīz neskarts ar pārāk daudziem krokām, ir daudz elegantāks.

Saņēmēja vārds un dati vienmēr atrodas aploksnes priekšpusē un tā centrā. Sūtītāja vārds un dati var būt aploksnes aizmugurē un atlokā vai aploksnes priekšpusē, augšpusē un pa kreisi..

Aploksnes priekšpuses augšējais labais kvadrants vienmēr ir rezervēts zīmogiem vai zīmogiem.

Lai nodrošinātu satura neaizskaramību, tas ir rūpīgi jāaizver, bet stingri. Dažos gadījumos ļoti protokolu vai elegants, var tikt noslēgts ar blīvējošo vasku.

10 - Atbilde

Katrai oficiālajai vēstulei ir jābūt atbildei. Tam ir jābūt ātram, kodolīgam un tādam pašam formālajai vēstulei.

Oficiāla vēstule bez atbildes tiek uzskatīta par saņēmēja necienīgu un nepieklājīgu rīcību, kas var izraisīt pilnīgi pretēju sākotnēji sasniegto mērķi.

Atsauces

1. Oficiāla vēstule Izgūti no es.wikipedia.org
2. 10 Oficiālas un neoficiālas vēstules raksturojums. Atgūts no características.co
3. Vēstule un tās elementi. Atgūts no portaleducativo.net
4. Oficiālas vēstules raksturojums. Atgūts no clubensayos.com
5. Formālo burtu raksturojums un funkcija. Izgūti no estudiaraprender.com