Pirkuma tipu pieprasīšana, kā tas tiek veikts, nozīme un piemēri

Veids pirkuma pieprasījums ir dokuments, ko izveidojis lietotāja nodaļa vai noliktavas personāls, lai informētu iepirkumu departamentu par priekšmetiem, kas jāpieprasa, daudzumu un piegādes termiņu. Iegāde uzņēmumā sākas ar prasību vākšanu.

Pēc to sastādīšanas jums jāinformē iepirkumu departaments. Pirkuma pieprasījums ir dokuments, kurā būs minēto prasību saraksts. Lai novērstu krāpšanu, departamenta vadītājiem parasti nav atļauts veikt pasūtījumus tieši piegādātājiem vai nopirkt uzņēmuma vārdā..

Tā vietā, kas faktiski veic pasūtījumus ar ārējiem piegādātājiem, ir cita nodaļa, ko sauc par iepirkuma nodaļu. Dažādu nodaļu vadītāji izmanto iepirkuma pieprasījuma formas, lai informētu šo departamentu par to, kādi materiāli ir jāiegūst.

Pirkuma pieprasījumi un pirkuma pasūtījumi ir galvenie dokumenti, kas nepieciešami, lai iegādātos priekšmetus, kas uzņēmuma vajadzībām ir nepieciešami, standartizējot pasūtījumu procesu iekšēji un ārēji.

Indekss

• 1 veidi
  • 1.1 Standarts
  • 1.2. Apakšuzņēmuma līgumi
  • 1.3. Sūtījums
  • 1.4. Inventāra nodošana
  • 1.5. Ārējais pakalpojums
• 2 Kā tas tiek izstrādāts?
  • 2.1. Iepirkuma pieprasījuma process
• 3 Nozīme
  • 3.1 Sāciet pirkuma procesu
  • 3.2 Tas ir kontroles instruments
  • 3.3. Aizsargājiet uzņēmumu
  • 3.4 Iepirkuma procesa centralizācija
• 4 Piemēri
  • 4.1 1. piemērs
  • 4.2. 2. piemērs
• 5 Atsauces

Veidi

Galvenie punkti par pirkuma pieprasījumu ir šādi:

- Tas ir pieprasījums, kas tiek iesniegts iepirkumu departamentam, lai iegūtu noteiktu materiālu sarakstu.

- Nepieciešams iepirkuma organizācijas apstiprinājums.

- Tas ir iekšējs dokuments; tas ir, tas paliek organizācijā.

Jūs varat izveidot pirkuma pieprasījumu šādam nodrošinājuma veidam:

Standarta

Iegūt piegādes un materiālus no piegādātājiem, gan ražošanas procesiem, gan biroja palīgmateriāliem un citiem aktīviem.

Apakšuzņēmuma līgumi

Piegādāt izejmateriālu piegādātājam un pēc tam iegūt gatavo produktu.

Sūtījums

Par to tiek samaksāts materiāls, kas tiek glabāts uzņēmuma telpās un piegādātājam.

TransfInventāra efektivitāte

Lai iegūtu materiālus no citas nodaļas vai apgabala, kas atrodas tajā pašā organizācijā.

Ārējie pakalpojumi

Iegūt ārējā piegādātāja pakalpojumus, piemēram, veikt rūpnīcas apkopes darbus.

Kā tas tiek darīts?

Galvenās sastāvdaļas, kas veido pirkuma pieprasījumu, ir šādas:

- Pieprasījuma numurs, kas ļauj identificēt dokumentu. Tam jābūt iepriekš iespiestam.

- Pieprasījuma iesniedzēja departaments.

- Pieprasījuma datums un pieprasītais piegādes datums.

- Tās personas vārds, kura sagatavo pieprasījumu, un tās personas paraksts, kas izdod attiecīgo atļauju.

- Lai izvairītos no neprecīziem datiem, detalizēti jāapraksta pieprasītie vienumi. Summai jābūt precīzai; ir ļoti svarīgi ievietot nepieciešamo vienību (kilogramos, litros, vienībās utt.).

- Iepirkuma nodaļas vadītāja paraksts, kurš apstiprina vai neapstiprina pirkumu.

- Ja no piegādātājiem jau ir pieprasītas kotācijas, tās jāpievieno pieprasījumam.

Pirkuma pieprasījuma process

Iepirkuma pieprasījuma procesu izmanto organizācijas, lai veiktu un izsekotu piegādes pasūtījumus. Tie var būt kaut kas no izejvielām līdz biroja mēbelēm un vairāk.

Kad departamenta vadītājs konstatē, ka materiāli ir zemi, aizpildiet pieprasījuma veidlapu, kurā ir norādīti iepriekš norādītie lauki..

Pirkuma pieprasījums ir forma, ko uzņēmuma departaments nosūta iepirkumu nodaļai, uzskaitot vienumus, kurus vēlaties pieprasīt no ārējā piegādātāja.

Šis process ļauj lietotājiem izvietot pasūtījumu, saņemt uzraudzītāja apstiprinājumu un, galvenais, ļaut ārējiem piegādātājiem iesniegt cenu cenas..

Kad iepirkuma pārvaldnieks šajā procesā saņem pirkuma pieprasījumu, viņš var pārskatīt visu informāciju, ko nosūtījis lietotājs. Pārvaldnieks vienkārši izvēlas, vai pieprasījums ir apstiprināts vai nē.

Ja tas nav apstiprināts, ir pieejams lodziņš, lai norādītu lēmuma iemeslu, un lūguma iesniedzēja iestāde tiks informēta par šo lēmumu. Tomēr, ja vadītājs apstiprinās, nākamais solis būs pieprasīt piedāvājumus no piegādātājiem.

Nozīme

Sāciet pirkuma procesu

Uzņēmuma struktūrvienībām ik reizi būs vajadzīgi materiāli; Pirkuma pieprasījums sāk pirkuma procesu. Iepirkuma nodaļa rīkosies saskaņā ar dokumenta stingrību.

Ja rodas problēma, dokuments kalpo kā pierādījums tam, ka departaments pieprasīja piegādes ar noteiktu saziņu.

Tas ir kontroles rīks

Ja nav pienācīgas kontroles, personāls var būt iesaistīts krāpšanā, jo viņi var pieprasīt materiālus personiskai lietošanai.

Ar pirkuma pieprasījumu ir noteikti pasākumi, lai garantētu, ka netiek īstenota krāpšana. Pieprasījumam jāiet cauri vairākām rokām, lai nodrošinātu tās precizitāti un nepieciešamību.

Aizsargājiet uzņēmumu

Veicot pasūtījumu izpildi, tiek novērstas krāpšanas iespējas. Tiek aizsargāti arī uzņēmuma aktīvi.

Iepirkuma procesa centralizācija

Ja organizācija pieprasa, lai visas rekvizīcijas tiktu veiktas centralizēti, izmantojot iepirkumu nodaļu, ir viegli pārvaldīt visu procesu.

Pircēji arī gūst labumu, jo tagad viņi var iegādāties pirkumus un izmantot organizācijas pirktspēju, lai apspriestu labākus noteikumus.

Piemēri

1. piemērs

Pieprasījuma Nr .: 00455

Datums: 2018. gada 15. maijs

Pieprasījuma iesniedzēja nosaukums: Annaliese Corvo

Amats: apmācības vadītājs

Nodaļa: Personāla apmācība

Pieprasījuma iemesls: apmācības kursā „Kvalitātes nodrošināšana”, kas tiks sniegts 2018. gada 16. un 20. jūlija nedēļā, jāizmanto šādi elementi:.

- 01 flipchart marķieru gadījumā.

- 12 zīmuļi.

- 01 flip chart ar 20 baltām loksnēm: 1 metrs plats x 1,5 metrus garš.

- 12 parastās līnijas piezīmjdatoru izmēri.

- 06 krāsaini marķieri uz tāfeles.

- 12 gumijas izdzēst.

- 12 zilas tintes pildspalvas.

Ir pievienotas 2 pēdiņas, kas saņemtas no kancelejas preču piegādātājiem.

Apstiprinājis: Alberto Moreno

Amats: Cilvēkresursu vadītājs

Cilvēkresursu vadība

2. piemērs

Confecciones Tely ražošanas nodaļa, S.A. Jums ir nepieciešams pasūtīt dažādus materiālus un aizpildīt pieprasījuma veidlapu. Šī veidlapa informē iepirkumu nodaļu, ka šīs piegādes ir nepieciešamas.

Iepirkuma departaments var apstiprināt vai noraidīt saņemto pieprasījumu. Ja tiek apstiprināts, tiks izveidots pirkuma pasūtījums.

Pirkuma pasūtījums tiek nosūtīts piegādātājam, lai iegādātos produktus. Piegādātājs ražo un piegādā produktus ar rēķinu.

Uzņemšanas nodaļa saņem produktus un nodod uzņemšanas ziņojumu grāmatvedības nodaļai.

Ja visi dokumenti atbilst prasībām, grāmatvedības departaments izsniedz kasierim rēķina apstiprinājumu, norādot, ka maksājumu var veikt piegādātājam..

Atsauces

1. Biznesa vārdnīca (2018). Pirkuma pieprasījums. Ņemts no: businessdictionary.com.
2. MyAccountingCourse (2018). Kas ir pirkuma pieprasījums? No: myaccountingcourse.com.
3. Meža laiks. Starpība starp pieprasījumu un pirkuma pasūtījumu. Small Business - Chron. smallbusiness.chron.com.
4. Dani Hao (2018). Kas ir pirkuma pieprasījums un kāpēc tas ir svarīgi jūsu uzņēmumam. Apgūt. Ņemts no: blog.procurify.com.
5. Pamācības punkts (2018). SAP MM - pirkuma pieprasījums. Ņemts no: tutorialspoint.com.