Iepirkuma departamenta funkcijas, funkcijas un nozīme

The iepirkšanās nodaļa ir uzņēmuma daļa, kas atbild par visām darbībām, kas nepieciešamas, lai iegūtu izejvielas, rezerves daļas, pakalpojumus utt., kā to pieprasa organizācija. Nodrošina pakalpojumu, kas ir daudzu rūpniecības, mazumtirdzniecības un militāro organizāciju pamats.

Tas nodrošina, ka preces, kas vajadzīgi, lai darbotos ar uzņēmējdarbību ir pasūtīts un tur inventāru. Šī nodaļa ir pamatā veiksmīgai pārvaldību piegādes ķēdē, un ir atbildīgs par samazinātu izmaksas par pasūtīto produktu kontrolēt krājumu līmeni un nodibināt ciešas attiecības ar piegādātājiem.

Laba iepirkumu nodaļa pieprasīs kvalitāti no piegādātājiem un sekos pasūtījumiem no sākuma līdz uzņemšanai. Palīdziet citiem departamentiem identificēt vajadzības, pārvaldīt rekvizīciju procesu un iegūt konkurētspējīgas cenas. Tās parasti darbojas kā kontrolieri, lai nodrošinātu atbilstību budžetiem.

Indekss

• 1 Raksturojums
  • 1.1 Rīkoties kā uzticami padomdevēji augstākajai vadībai
  • 1.2 Veicināt piegādātāju inovāciju
  • 1.3 Sniegt zināšanas par galvenajiem piegādātāja datiem
  • 1.4. Piegādes ķēdes riska pārvaldīšana un izlīdzināšana
  • 1.5 Veicināt elastīgu personālu un talantu attīstību
• 2 Funkcijas
  • 2.1 Materiālu iegūšana
  • 2.2. Novērtēt cenas
  • 2.3. Piegādātāju iepriekšēja apstiprināšana
  • 2.4. Sliežu ceļu pasūtījumi
  • 2.5 Biroja darbi
  • 2.6. Politikas atbilstība
• 3 Nozīme
  • 3.1 Iegūt zemākas izmaksas
  • 3.2 Novērst materiālu nepietiekamību
  • 3.3 Uzlabot kvalitāti
  • 3.4 Attiecību vadība
  • 3.5. Inovāciju meklēšana
• 4 Atsauces

Funkcijas

Rīkojieties kā uzticami padomdevēji augstākajai vadībai

Iepirkumu nodaļa ir iesaistīta korporatīvajā plānošanā un budžetā augstā līmenī. Tas ļauj izstrādāt reversās inženierijas izmaksas un izpētīt alternatīvas, kas ir potenciāli lētākas un / vai augstākas kvalitātes..

Vadīt inovācijas no piegādātājiem

Vairāk nekā tikai prasot zemāko cenu, iepirkumu nodaļa strādā ar piegādātājiem, lai samazinātu to produktu un pakalpojumu izmaksas.

Viņi ir cieši saistīti ar "inovācijas dzīves ciklu", sākot no sākotnējās idejas līdz ražošanai un nepārtrauktai uzlabošanai.

Sniegt zināšanas par galvenajiem piegādātāja datiem

Uzņēmumi var izmantot šo informāciju, lai izveidotu prognozēšanas analīzi, sniedzot dziļāku ieskatu tirgos.

Pārvaldiet un izlīdziniet piegādes ķēdes risku

Ekonomikas krīzes ir iemācījušās būt piesardzīgām attiecībā uz piegādātāju stabilitāti. Iepirkumu nodaļai ir daudz asāka redze par šo teritoriju nekā jebkura cita organizācijas daļa.

Veicināt elastīgu personālu un talantu attīstību

Ir nepieciešams šķērsot funkcionālās un ģeogrāfiskās robežas, lai iepirkumu departamentam atrastu pareizos kandidātus.

Dažos gadījumos atbilde ir saistīta ar ārpakalpojumiem vai kopīgu pakalpojumu organizāciju izmantošanu.

Funkcijas

Materiālu iegūšana

Ražošanas uzņēmumam tas varētu ietvert izejvielas, bet var ietvert arī instrumentus, mašīnas vai pat nepieciešamos biroja piederumus pārdošanas komandai un sekretāriem..

Mazumtirdzniecības uzņēmumos iepirkumu nodaļai ir jānodrošina, ka plauktos vai veikalos vienmēr ir pietiekami daudz produktu, lai veikals būtu labi pieejams..

Īpaši svarīgi ir saglabāt krājumu noliktavu saprātīgā līmenī. Lielu naudas līdzekļu daudzuma, kas pārsniedz inventāru, ieguldīšana var izraisīt krājumu problēmas un kapitāla trūkumu cita veida izdevumiem, piemēram, pētniecībai un attīstībai vai reklāmai..

Novērtējiet cenas

Iepirkumu nodaļa ir atbildīga par to, lai pastāvīgi izvērtētu, vai saņemat materiālus par labāko iespējamo cenu, lai maksimāli palielinātu rentabilitāti.

Jums ir jāsalīdzina cenas, lai atrastu labākos piegādātājus, kuriem ir visatbilstošākās cenas par konkrētā uzņēmuma lieluma pasūtījumiem.

Iepirkuma nodaļa var sazināties ar aizstājēju piegādātājiem, vienoties par izdevīgākām cenām augstāku apjoma pasūtījumiem vai uzzināt iespēju iegūt produktus ar zemāku cenu no citiem dažādiem avotiem.

Piegādātāju iepriekšēja apstiprināšana

Iepirkuma departaments novērtē piegādātājus attiecībā uz cenu, kvalitāti, klientu viedokļiem un laiku, lai pabeigtu pasūtījumus, sagatavojot apstiprināto piegādātāju sarakstu.

Izsekot pasūtījumus

Pasūtījumi ir dokumentēti ar pirkuma pasūtījuma veidlapām. Tie norāda svarīgu informāciju par pasūtītajiem materiāliem, kā arī pieprasīto daudzumu.

Šīs veidlapas tiek izmantotas, lai nodrošinātu, ka pasūtītie produkti tiek saņemti, un lai izsekotu laiku, kas nepieciešams pasūtījumu pabeigšanai.

Biroja darbi

Iepirkuma nodaļa apstrādā visus dokumentus, kas saistīti ar materiālu iegādi un piegādi.

Tas ir cieši ar grāmatvedības nodaļa, lai nodrošinātu to, ka ir pietiekami daudz naudas, lai iegādātos preces, ka naudas plūsma raiti un, ka jūs visus maksājumus laikā.

Politikas atbilstība

Pirms veikt pirkumu, iepirkumu nodaļa, ir pārliecināties, lai atbilstu formalitātēm no iegādes un budžeta apstiprināšanu, un ir jānodrošina, ka materiāli tiek iegādāti pēc vispārējās politikas organizācijas.

Nozīme

Iegūstiet zemākas izmaksas

Iepirkumu nodaļai ir svarīga loma uzņēmējdarbības peļņas palielināšanā. Salīdziniet cenas un sarunas ar piegādātājiem, lai uzņēmums iegūtu nepieciešamo produktu labāko cenu.

Tas var arī ietaupīt, izmantojot garantijas un atlaides, ko parasti aizmirst speciālisti.

Tas palīdz ietaupīt, nodrošinot labāku pārredzamību uzņēmuma rēķinā. Tas ļaus pārrunāt labākus līgumus un atbrīvot naudas plūsmu.

Novērst materiālu nepietiekamību

Iepirkumu nodaļai ir jāidentificē, kuri produkti ir būtiski uzņēmumam, un veic atbilstošus pasākumus, lai aizsargātu savu piegādes ķēdi.

Lai nodrošinātu, ka nepietiekami materiāli neietekmē produktivitāti, iepirkuma departaments izmanto tādas metodes kā daudzkārtēja piegāde.

Vairāku avotu izmantošana nozīmē vairāku piegādātāju izmantošanu, kas piedāvā tos pašus produktus. Ja ir problēma ar vienu piegādātāju, pasūtījumus var palielināt uz citu, lai kompensētu neveiksmes.

Uzlabojiet kvalitāti

Iepirkumu nodaļa palīdz uzlabot kvalitāti, nosakot darbības mērķus. Tad tas seko faktiskajiem rezultātiem attiecībā uz šiem mērķiem.

Ir svarīgi izmērīt kvalitātes raksturlielumus, izmantojot rādītājus tādiem atribūtiem kā izturība, produkta izskats vai piegādes savlaicīgums.

Mēs cieši sadarbojamies ar piegādātājiem, lai attīstītu savus procesus un palīdzētu uzlabot kvalitāti.

Pārvaldiet attiecības

Iepirkumu nodaļas uzdevums ir padarīt piegādātāju ieinteresētu strādāt ar uzņēmumu. Padarīt piegādātāju ieguldīt ilgtermiņa attiecībās.

Departamentam ir jāpārvalda arī uzņēmuma attiecības. Jums ir jāstrādā ar iekšējām ieinteresētajām personām, piemēram, mārketingu, finansēm, loģistiku un izplatīšanu, lai nodrošinātu, ka visi ir saskaņoti.

Meklēt jauninājumus

Jo iepirkumu nodaļa vienmēr ir kontaktā ar dažādiem ārējo darbību, tas ir ideālā pozīcijā, lai iegūtu inovatīvus produktus, kas var sniegt konkurences priekšrocības biznesa pozīciju attiecībā uz cenu, kvalitāti un ērtības.

Atsauces

1. Alexis Writing (2018). Kādas ir iepirkuma departamenta funkcijas organizācijā? Small Business - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Vikipēdija, brīvā enciklopēdija (2018). Pirkumu pārvaldība. Uzņemts no: en.wikipedia.org.
3. Kaylee Finn (2018). Iepirkumu departamenta loma uzņēmējdarbībā. bizfluent.com.
4. BDC (2018). 6 veidi, kā iepirkumu departaments var uzlabot jūsu biznesu. Ņemts no: bdc.ca.
5. Robert Bowman (2014). Pasaules klases iepirkumu organizāciju piecas iezīmes. Forbes. Ņemts no: forbes.com.