Kontroles administratīvās kontroles sistēmas, mērķi, priekšrocības, piemēri

The administratīvā kontrole to definē kā procesu, kurā vadītāji ietekmē citus organizācijas locekļus, lai īstenotu stratēģijas. To veic, pamatojoties uz informāciju, ko saņem vadītāji.

Tas attiecas uz koordināciju, resursu piešķiršanu, motivāciju un darbības novērtēšanu. Vadības kontroles un vadības kontroles sistēmu izstrādes prakse balstās uz virkni akadēmisko disciplīnu.

Administratīvā kontrole nozīmē plašu mērījumu veikšanu. Tāpēc tas ir saistīts un prasa iemaksu no grāmatvedības, īpaši vadības uzskaites. Otrkārt, tas ietver lēmumus par resursu piešķiršanu. Tāpēc tas ir saistīts un prasa ekonomikas, jo īpaši vadības ekonomikas, ieguldījumu.

Treškārt, tas nozīmē saziņu un darba motivāciju. Tas nozīmē, ka tas ir saistīts un prasa sociālo psiholoģiju, īpaši organizatorisko uzvedību.

Slikta kontrole uzņēmumā rada nopietnus draudus, piemēram, resursu neefektīva izmantošana, apstrādes kļūdas, samazināta rentabilitāte, noteikumu neievērošana un darbinieku zādzība vai nelikumīga piesavināšanās..

Indekss

• 1 Plānošana un kontrole
• 2 Administratīvās kontroles sistēmas
  • 2.1. Biznesa rīks
  • 2.2 Sastāvdaļas
  • 2.3 Grūtības
• 3 Mērķi
  • 3.1. Kļūdu noteikšana
  • 3.2 Pierādījumi, ka viss darbojas pareizi
  • 3.3. Ja nepieciešams, rīkoties
  • 3.4 Sazināties un motivēt darbiniekus
  • 3.5. Īstenot preventīvus pasākumus
• 4 Priekšrocības
  • 4.1 Palīdzība decentralizācijai
  • 4.2. Palīdzība koordinācijai
  • 4.3. Vienkāršot uzraudzību
  • 4.4. Palielināt motivāciju
• 5 Trūkumi
  • 5.1. Grūtības kvantitatīvo standartu noteikšanā
  • 5.2 Nav ārējo faktoru kontroles
  • 5.3. Darbinieku izturība
  • 5.4. Dārgs bizness
• 6 Nozīme
  • 6.1 Politikas pārbaude
  • 6.2. Vadības atbildība
  • 6.3 Motivators
  • 6.4. Efektivitāte
• 7 Piemēri
  • 7.1. Prasību kontrole
  • 7.2. Finanšu kontrole
  • 7.3 Veiktspējas kontrole
  • 7.4. Uzraudzība
  • 7.5 Izmaiņu vadība
  • 7.6 Drošības kontrole
  • 7.7. Atbilstības kontrole
  • 7.8. Salīdzinošā novērtēšana
  • 7.9 Nepārtraukts uzlabojums
  • 7.10 Kvalitātes kontrole
  • 7.11 Kvalitātes garantija
  • 7.12 Automatizācija
  • 7.13. Datu kontrole
  • 7.14. Krājumu kontrole
  • 7.15. Aktīvu kontrole
• 8 Atsauces

Plānošana un kontrole

Starp plānošanu un kontroli ir cieša saikne. Plānošana ir process, kurā tiek noteikti organizācijas mērķi un mērķu sasniegšanas metodes. Kontrole ir process, kas mēra un vada faktisko sniegumu pret plānotajiem organizācijas mērķiem.

Kad stratēģijas ir izstrādātas un plānoti, vadības galvenais uzdevums ir veikt pasākumus, lai nodrošinātu šo plānu īstenošanu vai, ja apstākļi to prasa, plānus pārveidot..

Administratīvā kontrole ir viena no vadības funkcijām, piemēram, plānošana, organizēšana, uzraudzība un vadība.

Tā ir svarīga funkcija, jo tā palīdz pārbaudīt kļūdas un veikt koriģējošus pasākumus, lai pēc iespējas samazinātu standartu novirzi un sasniegtu organizācijas mērķus..

Administratīvo kontroli var definēt kā sistēmas funkciju, kas pielāgo darbības, kas vajadzīgas, lai sasniegtu plānu, vai saglabātu sistēmas mērķu svārstības atļautajās robežās.

Administratīvās kontroles sistēmas

Tās ir sistēmas, kas apkopo un izmanto informāciju, lai novērtētu dažādu uzņēmējdarbības resursu, piemēram, cilvēku, fizisko, finanšu un organizācijas darbību kopumā, īstenoto pārvaldības stratēģiju rezultātā..

Tāpēc tie ir formālas procedūras, kas nepieciešamas administratīvai un ekonomiskai efektivitātei. Vadītāji to izmanto, lai saglabātu vai mainītu organizācijas darbības standartus.

Tā kā tā ir neatņemama uzņēmuma vadības sistēmas sastāvdaļa, tās mērķis ir nodrošināt pilnīgu un savlaicīgu pārvaldības plānu un politiku īstenošanu.

Tie var būt dažādi, sākot no tā, kā tiek pieprasītas piegādes, līdz tam, kā tiek plānots izmantot aktīvus, tiek piešķirti uzdevumi vai tiek veikta inventarizācija.

Administratīvā kontroles sistēma ir veids, kā vadītāji var dokumentēt savas organizācijas stratēģijas vai politikas. Tāpat tas ir veids, kā novērtēt korporatīvo iekšējo procesu darbību, salīdzinot tos ar noteiktajiem mērķiem un politikām.

Biznesa rīks

Administratīvās kontroles sistēma ir biznesa instruments, kas var norādīt, cik labi organizācija darbojas atbilstoši tās mērķiem.

Tomēr administratīvā kontrole ir tikai viens no instrumentiem, ko vadītāji izmanto, lai īstenotu vēlamās stratēģijas.

Stratēģijas tiek īstenotas ne tikai ar administratīvo kontroli, bet arī ar organizatorisko struktūru, cilvēkresursu pārvaldību un organizācijas kultūru.

Sastāvdaļas

Administratīvā kontroles sistēma ir līdzeklis, kas palīdz vadībai virzīt organizāciju uz stratēģiskajiem mērķiem un konkurences priekšrocībām. Parasti saprot, ka tai ir trīs sastāvdaļas:

- Standartu noteikšana.

- Faktiskās veiktspējas mērīšana atbilstoši šiem standartiem.

- Korektīvu pasākumu veikšana pret atkāpēm no noteikumiem un plāniem.

Grūtības

Pastāv divas kopīgas grūtības, kas saistītas ar uzņēmumu administratīvās kontroles sistēmām.

- Spēja atpazīt jomas, kurās nepieciešama lielāka kontrole.

- Spēj atpazīt, kad esošās vadības ierīces ir neefektīvas vai bojātas.

Mērķi

Administratīvās kontroles mērķi attiecas uz finanšu informācijas ticamību, savlaicīgu atgriezenisko saiti par darbības vai stratēģisko mērķu sasniegšanu un atbilstību likumiem un noteikumiem..

Kļūdu noteikšana

Pārkāpums uzņēmuma administrācijā var apdraudēt uzņēmuma vispārējo mērķu sasniegšanu, ļaujot zaudēt savu vietu konkursa priekšā un līdz brīdim, kad tas apdraud savu izdzīvošanu..

Tāpēc ir svarīgi ātri atklāt novirzes. Tādā pašā veidā jūs varat identificēt dažādas shēmas un zonas, kuras, lai gan tās neietekmē anomālijas vai nopietnas kļūdas, varētu optimizēt uzņēmuma vispārējai labklājībai..

Pierādījumi, ka viss darbojas pareizi

Administratīvā kontrole pārbauda, ​​vai viss darbojas labi un ka gan ierosinātie mērķi, gan administratīvajā līmenī noteiktie līmeņi attiecībā uz peļņu, pārdošanu, drošību utt. Tiek izpildīti bez būtiskām izmaiņām.

Šādā veidā uzņēmums kļūst drošāks, tā standarti un operatīvie lēmumu pieņemšanas procesi ir stabilāki.

Ja nepieciešams, rīkojieties

Situācijas atklāšana nav ļoti noderīga, ja netiek veikti konkrēti pasākumi, lai novirzītu negatīvu apstākli, pateicoties detalizētai un konkrētai informācijai, ko sniedz administratīvā kontrole..

Sazināties un motivēt darbiniekus

Precīzas zināšanas par uzņēmuma stāvokli, tostarp tās kļūdām, problēmām un pareizi apstrādātiem aspektiem, veicina labāku saziņu ar darba ņēmējiem, motivējot viņus garantēt nepieciešamo aspektu uzlabošanos vai pareizas līnijas ievērošanu.

Īstenot preventīvos pasākumus

Ar administratīvo kontroli atklāto konkrētu problēmu priekšlaicīga diagnostika liek veikt koriģējošus pasākumus, jo tos aizstāj tikai ar preventīviem pasākumiem..

Priekšrocības

Lielākā administratīvās kontroles priekšrocība ir tā, ka tas rada virzību un kontroli uzņēmējdarbības vadībai. Lēmumu pieņemšana tiek racionalizēta ar mazāk iesaistīto personu.

Tas palīdz vadītājiem novērtēt reālos rezultātus un kā vadlīnijas mērķu sasniegšanai.

Palīdzība ar decentralizāciju

Uzņēmējdarbības organizāciju mūsdienu tendence ir virzīt uz decentralizāciju, kas prasa kontroles sistēmu.

Decentralizācijā lēmējinstitūcija ir izkliedēta visā organizācijā.

Vadībai jāpārvalda savās rokās, lai zinātu, vai iestāde tiek pareizi izmantota. Bez pienācīgas administratīvās kontroles decentralizācija nevar gūt panākumus.

Palīdzība ar koordināciju

Moderno uzņēmumu lielums palielinās. Tajos strādā liels kapitāls un liels skaits cilvēku.

Tas rada pareizas kontroles problēmu, jo ir daudz nodaļu, kas ražo un izplata dažādus produktus. Lai koordinētu savu darbību, ir nepieciešama kontroles sistēma.

Vienkāršojiet uzraudzību

Vienkāršo uzraudzību, norādot nozīmīgas novirzes. Saglabā darbiniekus.

Laba kontroles sistēma ļoti ātri atklāj vājās vietas. Tas palīdz paplašināt kontroles apjomu visos līmeņos.

Palielināt motivāciju

Kontroles metodes rada kārtību un disciplīnu organizācijā, atrodot novirzes un identificējot par tiem atbildīgos faktorus.

Tas palielina darbinieku motivāciju, jo zina darbu, par kuru viņi ir atbildīgi.

Trūkumi

Administratīvās kontroles trūkums ir tas, ka tas var mazināt radošumu un inovāciju, padarot uzņēmumu standartizētāku un mazāk elastīgu.

Bieži vien organizācijas, kurām ir stingra administratīvā kontrole, ir mazāk spējīgas pielāgoties izmaiņām tirgū, to rūpniecībā vai tiesiskajā vidē, kurām ir ierobežota iespējamo ideju un plānu darbības joma.

Grūtības kvantitatīvo standartu noteikšanā

Administratīvā kontrole zaudē efektivitāti, ja izpildes standartu nevar definēt kvantitatīvi.

Ir ļoti grūti noteikt kvantitatīvu standartu cilvēka uzvedībai, efektivitātes līmenim, apmierinātībai ar darbu, darbinieku motivācijai utt. Šādos gadījumos tiesas process ir atkarīgs no vadītāja ieskatiem.

Nav ārējo faktoru kontroles

Uzņēmums nevar kontrolēt ārējus faktorus, piemēram, valdības politiku, tehnoloģiskās izmaiņas, modes izmaiņas, izmaiņas konkurences politikā utt..

Darbinieku pretestība

Ģimenes locekļi var justies atlaisti un neapmierināti, jo viņiem nav atļauts prezentēt savas idejas. Darbinieki uzskata, ka kontrole samazina viņu rīcības brīvību. Tas var radīt lielu personāla apgrozījumu.

Darbinieki bieži pretoties kontrolei. Tā rezultātā samazinās tās efektivitāte

Dārgs bizness

Lai instalētu administratīvās kontroles sistēmas, organizācijām ir jātērē daudz laika un naudas.

Ieguvumiem jābūt lielākiem par iesaistītajām izmaksām, tad tikai kontrole būs efektīva, pretējā gadījumā tā radīs neefektivitāti.

Nozīme

Bez administratīvās kontroles pārvaldības process ir nepilnīgs. Uzņēmumos kontroles nepieciešamība rodas vairāku faktoru dēļ:

- Ir grūti noteikt pilnīgi precīzus darbības standartus lielās organizācijās. No otras puses, vadītājam ir nepieciešama visa veida savlaicīga informācija, kas ne vienmēr ir pieejama. Lai novērtētu standartu precizitāti, ir nepieciešama kontrole.

- Darbiniekiem ir uzticētas lielas naudas summas un vērtīgi resursi. Tomēr, ja nav kontroles, darbinieki var dot kārdinājumus. Efektīva kontroles sistēma palīdz samazināt darbinieku negodīgo uzvedību.

- Kontroles trūkuma gadījumā darbinieki var atpūsties, un viņu darbība var samazināties zem normālas.

Izmantojot kontroli, tiek nodrošināts, ka tiek iegūti un efektīvi izmantoti organizācijas resursi, lai sasniegtu vēlamos mērķus. Administratīvā kontrole piedāvā šādas priekšrocības:

Politikas pārbaude

Tas ļauj vadībai pārbaudīt dažādu plānu kvalitāti. Tāpēc tā var atklāt, kuri plāni ir jāpārveido vai kādus mērķus vajadzētu mainīt.

Izmaiņas vidē var padarīt sākotnējos plānus dzīvotspējīgus vai nepietiekamus. Kontrole palīdz pārskatīt un atjaunināt plānus.

Vadības atbildība

Pat tad, ja menedžeris piešķir dažas darbības un deleģē pilnvaras saviem padotajiem, viņš joprojām ir atbildīgs par galīgo izpildījumu.

Tāpēc vadītājam ir jāpārbauda viņa padotības izpilde, lai nodrošinātu, ka viņi izmanto deleģēto iestādi vēlamajā veidā.

Administratīvā kontrole ļauj vadītājiem pildīt savus pienākumus un vienlaikus deleģēt pilnvaras.

Motivators

Iedvesmot darbiniekus strādāt un piedāvāt labākus rezultātus. Ja viņi zina, ka viņu sniegums tiek novērtēts, un to atalgojums ir saistīts ar šo novērtējumu, viņi centīsies dot savu ieguldījumu.

Efektivitāte

Kontrole veicina darbību efektivitāti, koncentrējoties uz mērķu sasniegšanu. Tāpēc tas ļauj vadītājiem atklāt un labot kļūdas, pirms tās kļūst nopietnas, palīdzot samazināt atkritumus un zaudējumus.

Piemēri

Administratīvā kontrole ir jebkurš process, prakse, politika, rīks, mērījums vai sistēma, kas tiek ieviesta, lai vadība varētu virzīt organizācijas resursus. Tālāk sniegti ilustratīvi piemēri:

Prasību kontrole

Formāli dokumentējiet plānus kā prasības un pārvaldiet šo plānu izmaiņas.

Finanšu kontrole

Finanšu kontrole, piemēram, budžeta izstrādes, uzraudzības un uzskaites prakse.

Veiktspējas kontrole

Vienošanās par mērķu kopumu ar darbiniekiem un rezultātu novērtēšana saistībā ar šiem mērķiem.

Uzraudzība

Darbinieku darbības uzraudzība, lai uzlabotu darba ražīgumu, efektivitāti un kvalitāti.

Mainīt kontroli

Organizācijā notiekošo izmaiņu nosūtīšanas, novērtēšanas, apstiprināšanas, prioritāšu noteikšanas, īstenošanas, komunikācijas un pārskatīšanas process.

Drošības kontrole

Īstenot drošības pasākumus un pretpasākumus, lai novērstu riskus cilvēkiem, īpašumam un informācijai.

Atbilstības kontrole

Procesu, procedūru, sistēmu, kontroles, mērījumu un ziņojumu ieviešana, lai ievērotu normatīvos aktus, noteikumus un iekšējās politikas.

Salīdzinošā novērtēšana

Tas ir nepārtraukts kompānijas rezultātu salīdzinošais novērtējums pret rūpniecību, konkurenci vai pašreizējām labākajām praksēm.

Nepārtraukts uzlabojums

Tas ir atkārtots process, mērot lietas, uzlabojot tās un mērot tās vēlreiz.

Kvalitātes kontrole

Pārliecinieties, vai izejas atbilst specifikācijām. Piemēram, īstenojiet procesu, lai pārbaudītu produktus ražošanas līnijā.

Kvalitātes garantija

Tas ir process, ar kuru tiek novērstas nākotnes kvalitātes nepilnības. Piemēram, visu kvalitātes nepilnību pamatcēloņu izpēte, lai noteiktu uzlabojumus.

Automatizācija

Uzlabo produktivitāti, efektivitāti un kvalitāti, aizstājot darbu ar automatizāciju.

Datu kontrole

Datu kontrole tādās jomās kā datu kvalitāte, datu izcelsme, drošība, integrācija un atbilstība.

Krājumu kontrole

Regulējiet un uzskaitiet inventāru, lai izvairītos no trūkumiem vai pārmērīgas piedāvājuma.

Aktīvu kontrole

Aktīvu, piemēram, iekārtu, infrastruktūras, mašīnu, programmatūras un intelektuālā īpašuma kontrole.

Piemēram, aktīvu uzskaites sistēma īsteno pienācīgu bažas par aktīviem.

Atsauces

1. Viss bizness (2019). Kas ir administratīvā kontroles sistēma un kāpēc tās ir tik svarīgas? Ņemts no: allbusinessadmin.com.au.
2. Vikipēdija, brīvā enciklopēdija (2019). Vadības kontroles sistēma. Uzņemts no: en.wikipedia.org.
3. Vikipēdija, brīvā enciklopēdija (2019). Kontrole (vadība). Uzņemts no: en.wikipedia.org.
4. Kenneth A. Merchant (1982). Vadības vadības funkcija. MIT Sloan. Ievesta no: sloanreview.mit.edu.
5. Biznesa vārdnīca (2019). Vadības kontrole. Ņemts no: businessdictionary.com.
6. John Spacey (2015). 21 Vadības kontroles piemēri. Ņemts no: simplicable.com.
7. MBA zināšanu bāze (2019). Vadības kontroles nozīme organizācijā. No: mbaknol.com.
8. Smriti Chand (2019). 7 Vadības kontroles priekšrocības organizācijai. Jūsu rakstu bibliotēka. Uzņemts no: yourarticlelibrary.com.
9. Samiksha S (2019). Kontroles nozīme un ierobežojumi. Jūsu rakstu bibliotēka. Uzņemts no: yourarticlelibrary.com.