7 izcilākā sekretāra funkcijas

Starp galvenajiem sekretāra funkcijas Tie ietver darba kārtības pārvaldību, sabiedrības apkalpošanu un konfidenciālas informācijas pārvaldību. Vai persona, kas ir atbildīga par administratīvās palīdzības uzdevumu izpildi birojā.

Šo pozīciju var izmantot vīrietis vai sieviete, lai gan visbiežāk tā ir tā, ka to izmanto sieviete.

Parasti viņi ir atbildīgi par konfidenciāliem jautājumiem, kas saistīti ar cilvēkiem ar noteiktu hierarhiju uzņēmumā, piemēram, direktoriem, vadītājiem, prezidentiem. Tas kļūst par izpildvaras labo roku, kam viņi strādā.

Ja uzņēmums ir mazs, lielākais sekretāra darba apjoms ir saistīts ar biroja pamatuzdevumiem.

Dažas pasaules valstis īpašu dienu gadā veltīs, lai pateiktos un atzīmētu savu darbu. Piemēram, Kolumbijā, Peru un Meksikā sekretāra diena ir 26. aprīlis, bet Venecuēlā - 30. septembrī..

Sekretāra 7 galvenās funkcijas

Sekretāra uzdevums ir sniegt atbalstu un sadarbību viņas priekšniekam, lai viņa varētu pilnībā izpildīt savu lomu organizācijā bez kavēšanās vai traucējošiem traucējumiem.

Lai gan uzņēmuma raksturs ietekmē sekretāra darba veidu, var teikt, ka tās galvenās funkcijas ir:

1. Darba kārtības vadība

Sekretāra pienākums ir atjaunināt tās personas darba kārtību, kurai viņa strādā. Tur jums jāatspoguļo viss jūsu darbs un reizēm arī personiskās saistības.

Jums ir arī jāreģistrē dati par visiem cilvēkiem un iestādēm, ar kurām darba devējam ir jābūt saistītam.

Sekretāra darba kārtība parasti kalpo par izpildvaras žurnālu, kuram viņa strādā.

2 - uzmanība sabiedrībai

Sabiedrības uzmanība ir viens no vissvarīgākajiem uzdevumiem, kas jāievēro sekretāram. Jums ir jāatbild uz zvaniem un jāreģistrē to iemesls, kā arī visi dati, kas ļaus jūsu darba devējam sekot līdzi šim jautājumam.

Tā ir arī persona, kas saņem apmeklētājus birojā. Tāpēc ir svarīgi, lai sekretārs saglabātu tēlu, kas atbilst darba vietas korporatīvajam tēlam.

Jūsu loma ir ne tikai sveicināt un sagaidīt viesiem patīkamu, bet arī sniegt pirmās instrukcijas un vadlīnijas par organizācijas kultūru un uzņēmuma iekšējiem procesiem..

3. Dokumentu pārvaldība

Papildus tam, ka sekretārs raksta, lasa, reaģē un nosūta lielāko daļu no jūsu darba devēja vēstulēm, paziņojumiem, piezīmēm un e-pastiem, ir persona, kas saņem un pārvalda jūsu priekšnieka atbilstību..

Šim nolūkam ir ērti pārvaldīt noteiktus lietojumprogrammas programmatūra kas ļauj jums sagatavot šādus dokumentus ātrāk un ātrāk.

Šo kompetenču specifika būs atkarīga no tā, kāda veida darbs ir nepieciešams tajā jomā, kurā viņi strādā..

Sekretārs pārvalda sava priekšnieka kontaktinformācijas datu bāzi un nosūta rakstisku korespondenci, kā arī sapulces protokolu un citus interesējošus dokumentus birojā..

Sekretārs parasti ņem vērā svarīgajās sanāksmēs izskatītos jautājumus.

4 - konfidenciālas informācijas apstrāde (iekšējā un ārējā)

Viena no funkcijām, kas atšķir labu sekretāru, pareizi un efektīvi apstrādā visu informāciju, kas ir ārkārtīgi svarīga tās uzņēmuma vai iestādes darbībai, kurā strādājat.

Piemēram, jums ir jākontrolē juridiskie dokumenti, kurus jebkurā laikā var pieprasīt valsts iestādes.

Jūs varat arī piekļūt informācijai par vidi vai kādu no ar uzņēmumu saistītajiem dalībniekiem. Šī informācija ir jāpārvalda diskrēti, efektīvi un savlaicīgi.

5. Biroja organizācija

Sekretāram jādarbojas un jādarbojas biroja iekārtām un mēbelēm, tostarp telefoniem, kopētājiem, printeriem, projektoriem, mēbelēm, kartotēkas..

Tas, kurš kontrolē krājumu un biroja iekārtu inventarizāciju. Tā arī uztur fiziskās un elektroniskās failu sistēmas, lai informācija būtu pieejama, kad tas ir nepieciešams..

Sekretāram jābūt tīram un organizētam darbvietai, jo tā parasti ir viena no pirmajām lietām, ko cilvēki, kas atrodas ārpus uzņēmuma, ierauga, ierodoties viņu telpās..

6. Prezentāciju sagatavošana

Parasti izpildītājam jāiesniedz savi ziņojumi prezentāciju veidā, kas apkopo un hierarhizē informāciju. Šim uzdevumam viņš parasti lūdz palīdzību sekretāram.

Personai, kas atrodas sekretariātā, jānodrošina, lai tur redzamā informācija pareizi atspoguļotu datus, kurus viņa boss vēlas dalīties.

Jums arī jāapzinās, ka tā ir prezentācija bez pareizrakstības kļūdām, kas atbilst uzņēmuma grafiskajai identitātei.

7- Administratīvā uzraudzība

Sekretāra pienākums ir arī apzināties atbilstību politikai un procedūrām, kas nepieciešamas, lai rūpētos par tās uzņēmuma vai iestādes aktīviem, kurā viņa strādā..

Saskaņā ar jūsu priekšnieka hierarhisko līmeni sekretārs var apstiprināt to datu precizitāti, kas atspoguļo budžeta operāciju detaļas..

Sekretariātam ir jārīkojas ar vadības kontroli un resursu pareizu pārvaldi birojā.

Virtuālais sekretārs

Pieaugot tiešsaistes darbavietām, parādās sekretāru skaits tiešsaistē vai virtuālie palīgi.

Šie sekretāri veic lielāko daļu iepriekš aprakstīto uzdevumu, bet attālināti. Šādos gadījumos sekretāri iekasē savus pakalpojumus par stundu vai projektu.

Atsauces

1. Kultūras nauda (2015). Sekretāra četras galvenās funkcijas. Saturs iegūts no: comofuncionaque.com
2. Kokemuller, Neil (s / f). Sekretāra pienākumu saraksts. Saturs iegūts no: work.chron.com
3. Pymex (2016). Administratīvā sekretāra funkcijas un pienākumi. Saturs iegūts no: pymex.pe
4. Brīvprātīgais tagad (s / f). Kāda ir sekretāra loma? Saturs iegūts no: diycomitteeguide.org
5. Windermere, Anna (s / f). Kādas ir sekretāra kā vadītāja palīga funkcijas? Saturs iegūts no: pyme.lavoztx.com