Kāds ir dokumentu būtiskais cikls?

The dokumentu dzīves ciklu sastāv no sekojošiem posmiem, caur kuriem fails šķērso visu lietderīgās lietošanas laiku. Šie posmi, sākot no dokumenta izveides, izmantojot visus tās lietojumus un modifikācijas, līdz brīdim, kad tiek iznīcināti vai pastāvīgi iesniegti.

Dokumentu dzīves cikla jēdziens tika izveidots Amerikas Savienotajās Valstīs pēc Otrā pasaules kara. Tas bija saistīts ar nepieciešamību atrast piemērotu veidu, kā pārvaldīt lielu skaitu uzkrāto failu.

Katra disciplīna aplūko dokumentu dzīves ciklu citādi, ņemot vērā to pieeju un lietas būtību.

Piemēram, juridiska dokumenta dzīves ciklam var būt dažādi posmi nekā akadēmiskā dokumenta posmiem.

Katrā gadījumā būtu jāmaina apsvērumi par to, cik ilgi ir jāglabā dokuments, kā tas būtu jāglabā vai kāda ir tās pareiza izmantošana. Tāpat ir arī dažādas pieejas dzīves cikla posmiem.

Piemēram, uzņēmuma vecuma dēļ var būt dokumenti, kam nav vērtības uzņēmumam vai valdības struktūrai. Tomēr šiem pašiem arhīviem var būt liela vēsturiska vērtība muzejam.

Vēl viena būtiska atšķirība ir starp analogajiem un digitālajiem dokumentiem. Lai gan nozīme ir dokumentu saturam, digitālo datņu esamība nozīmē to apstrādes specifiku un dzīves cikla posmus..

Dokumentu trīs gadi

1972. gadā vēsturnieks Carlos Wyffels ierosināja trīs vecumu teoriju. Saskaņā ar to dokumenti ir objekti, kuriem ir būtisks process, kura gaitā tiek pārveidoti to izmantošanas veidi.

Kopumā dokumenti tiek intensīvi izmantoti uzreiz pēc to izveidošanas un uz noteiktu laiku.

Tomēr laika gaitā šī izmantošana tiek samazināta līdz brīdim, kad tā pilnībā apstājas, vai nu tāpēc, ka tie ir arhivēti, vai iznīcināti.

Pēc Wyffels domām, šis cikls, kurā visi dokumenti tiek nodoti, ir sadalīts trīs vecumos: administratīvais vai aktīvais vecums, starpposma vai pusaktīvais vecums un neaktīvais vai vēsturiskais vecums..

Administratīvais vai aktīvais vecums

Tas attiecas uz dokumenta aktīvo periodu. Tas sākas tā izveides brīdī un iet caur dažādiem posmiem, kuros tā tiek apspriesta, pārsūtīta un izplatīta bieži.

Piemēram, sabiedriskā pakalpojuma biļetes administratīvais vecums sākas, kad tas tiek ģenerēts. Pēc tam tas turpina pārvietoties uz ierobežotu laiku: kamēr pasta sūtījums to piegādā vai nosūta pa e-pastu, kad tas tiek apspriests un kad tas tiek apmaksāts.

Starpposma vai pusaktīvais vecums

Šis ir periods, kurā dokuments ir zaudējis lietderību, kurai tas tika izveidots. Tāpēc tā nav tik aktīva kā administratīvajā vecumā. Tomēr tas ir saglabāts un ar to var iepazīties reti.

Piemēram, pakalpojuma biļetes vidējais vecums sākas, kad pēc maksājuma veikšanas tas tiek ievietots mapē. Ļoti iespējams, ka tā nekad netiks atkārtoti apspriesta, tomēr, ja rodas bažas, tā joprojām tiek arhivēta.

Dokumentu pusaktīvā dzīve var būt mainīga atkarībā no dokumenta veida un konteksta. Piemēram, juridiskajam dokumentam var būt aktīvāka dzīve nekā sabiedrisko pakalpojumu biļete.

Neaktīvais vecums vai vēsturiskais vecums

Tas attiecas uz datņu pēdējo periodu. Tomēr ne visiem failiem ir vienāds galamērķis. Atkarībā no to rakstura tās var pārveidot par vēsturiskām vai iznīcinātām.

Vēsturiskie arhīvi ir tie, kam ir kultūras vai pētniecības vērtība. Tāpēc šajā posmā tiek saglabātas saglabāšanas metodes, lai tās saglabātu pēc iespējas pilnīgāk..

Dokumentu dzīves cikla posmi

Trīs vecumu teorija vispārīgi nosaka galvenos posmus, caur kuriem visi dokumenti iet cauri.

Tomēr ir arī citi specifiskāki posmi, kas nosaka dokumentu lietderību un manipulāciju.

Posmi, kuros dokuments iziet, ir atkarīgi no tā vērtības, izmantošanas un konteksta. Saskaņā ar šiem raksturlielumiem ir noskaidroti, kādi posmi ir jāpārvar un kādi ir tehniskie un administratīvie risinājumi katram no tiem.

Tie ir daži no galvenajiem posmiem, caur kuriem dokuments tiek nodots tā lietderīgās lietošanas laikā:

1-izveide: sastāv no dokumenta izveides drukātā vai digitālā formātā.

2-uzglabāšana: Atbilstoši formātam, kādā dokuments tika izveidots, tas tiek saglabāts fiziski vai digitāli. Dažos gadījumos tiek ņemts vērā arī digitalizācijas posms, kad tas ir daļa no procesa.

3 kategorizēšana: attiecas uz dokumentu organizēšanu, klasifikāciju vai indeksēšanu saskaņā ar katrā kontekstā noteiktajiem parametriem.

4 pārskaitījumi: tas attiecas uz dokumenta nosūtīšanu un / vai piegādi atbilstoši tā īpašībām. Patiesībā tas var attiekties uz piegādi ar fizisku pastu vai uz e-pasta sūtījumu..

5-izplatīšana: šis posms attiecas uz dokumentiem, kas ir publiski izmantojami vai vajadzīgi, tādēļ pēc izveidošanas tie ir jāatklāj noteiktai cilvēku grupai.

6-kopīga lietošana: Pašlaik failus var sakārtot lietošanai un kopīgošanai. Šis posms ir nesen izskats un tiek uzskatīts tikai par digitāliem dokumentiem.

7-Konsultācijas: attiecas uz šo posmu, kurā dokumenti ir sakārtoti ar nolūku tos iepazīties. Šī procesa laikā drošības un / vai pieejamības noteikumi ir ļoti svarīgi, atkarībā no sabiedrības, kurai paredzēts piekļūt informācijai.

8-Iesniegšana vai iznīcināšana: Tas ir pēdējais posms visu dokumentu dzīves ciklā. Tas atbilst brīdim, kad tiek nolemts, vai tai ir pietiekama vēsturiskā vērtība, lai to saglabātu, vai gluži pretēji, tā tiek iznīcināta.

Resursi

1. Darmutas koledža. (S.F.). Dokumenta dzīves cikls: definīcijas, atbalsta tehnoloģijas un lietojumprogrammas. Saturs iegūts no: dartmouth.edu
2. González, L. (2015). Dokumentu dzīves cikls: 3 gadu vecuma teorija. Saturs iegūts no: bibliopos.es
3. Larrivee, B. (2013). Kas ir elektronisko dokumentu pārvaldības cikls? Saturs iegūts no: documentmedia.com
4. Rouse, M. (S.F.). Dokumenta dzīves cikls. Saturs iegūts no: whatis.techtarget.com
5. Yebra, M. (2016). Dokumentu dzīves cikls - Spānijas arhīvu sistēma. Atgūts no: normadat.es.