Kopīgot:
Izpildsekretāra profils, nepieciešamās prasmes un funkcijas
The izpildsekretārs ir darbs vai profesija, kas kalpo, lai sniegtu maksimālu atbalstu augsta līmeņa darbiniekiem uzņēmumā vai organizācijā. Tas būs tas, kurš organizēs un uzturēs vadītāju grafiku un palīdzēs viņiem veikt dažādus administratīvos uzdevumus.
Mērķis ir veicināt vispārējo uzņēmējdarbības efektivitāti, nodrošinot, ka visi tai uzticētie administratīvie uzdevumi tiks veikti savlaicīgi un efektīvi. Sekretārs ir persona, kas sniedz administratīvo atbalstu. Viņi var veikt tādus uzdevumus kā rakstīšana un iesniegšana, atbildēšana uz tālruni un ziņu pārraide.
No otras puses, izpildsekretārs vai administratīvais asistents arī veic dažas no šīm darbībām kopā ar biroja koordināciju, produktu izpēti, mijiedarbību ar piegādātājiem, pasūtot produktus un izveidojot datubāzi..
Parasti izpildsekretāri saņem augstākas algas nekā sekretāri, jo viņi veic augsta līmeņa funkcijas un paātrina biroja produktivitāti.
Indekss
- 1 Nepieciešamais profils
- 2 Nepieciešamās prasmes
- 3 Funkcijas
- 3.1. Pienākumi
- 4 Atsauces
Nepieciešamais profils
- Bakalaura grāds uzņēmējdarbības vadībā vai ar to saistītās jomās.
- Pierādīta pieredze kā izpildsekretārs vai līdzīga administratīvā loma.
- Jābūt kompetentam Microsoft Office vadībā integrētā veidā un programmatūras "back-office", piemēram, ERP sistēmās.
- Dziļas zināšanas par galveno grāmatvedības biroju un procedūru administrēšanu, kā arī attiecīgajā nozarē lietojamo tehnisko vārdu krājumu..
- Pamatzināšanas metožu un ziņošanas metožu iepazīšana.
- Lieliskas organizācijas un laika vadības prasmes.
- Izcilas komunikācijas un sarunu prasmes.
- Integritāte un konfidencialitāte.
Izpildsekretāriem jābūt ātriem speciālistiem ar lielu laika pārvaldības un daudzuzdevumu spēju. Vadītāji, strādājot ar savu rūpību un kompetenci, var koncentrēties uz savu vadības pienākumu, neraizējoties par citiem uzdevumiem.
Daudzi vadītāji lielā mērā paļaujas uz savu izpildsekretāru, lai koordinētu ikdienas uzdevumus un saglabātu tos darba kārtībā. Viņiem ir nepieciešams daudz taktikas un pārliecības kā vadītāja laika aizbildņiem.
Nepieciešamās prasmes
Izpildsekretāriem jābūt efektīviem pamatprasmēs, tādās kā rakstīšana, gramatika, pareizrakstība un pieturzīmes, un viņiem ir pieredze, izmantojot biroja aprīkojumu un kopējas programmatūras lietojumprogrammas, piemēram, teksta apstrādi, izklājlapas un grafikas..
Tāpat viņiem ir jābūt izcilām prasmēm, lai pārvaldītu laiku un spēju efektīvi risināt dažādus pienākumus.
No otras puses, izpildsekretāram ir vajadzīgas arī citas īpašības, piemēram, labs spriedums, diplomātija, rīcības brīvība un spēja autonomi risināt problēmas..
Viņiem ir nepieciešamas spēcīgas komunikācijas prasmes, lai mijiedarbotos ar sabiedrību, rakstītu ziņojumus un pārskatītu publikācijas.
Klausieties aktīvi
Jāzina, lai pilnībā pievērstu uzmanību tam, ko citi saka, ņemot laiku, lai saprastu izdarītos punktus, uzdodot jautājumus, kā arī nepārtraucot nepiemērotos laikos.
Lasīšanas izpratne
Pilnīga izpratne par teikumiem un rakstiskiem punktiem dokumentos, kas saistīti ar darbu.
Laika pārvaldība
Ziniet, kā efektīvi pārvaldīt gan savu laiku, gan citu laiku.
Zinot, kā runāt
Skaidri runāt ar citiem cilvēkiem, lai varētu efektīvi pārraidīt informāciju.
Rakstīšana
Ir efektīva komunikācija rakstiski, atbilstoši to, kas ir vispiemērotākais auditorijas vajadzībām.
Kritiskā domāšana
Loģikas un argumentācijas izmantošana, lai noteiktu alternatīvo risinājumu stiprās un vājās puses, secinājumus vai pieejas problēmām, kas rodas.
Proaktīva mācīšanās
Izprast jaunās informācijas sekas problēmu risināšanai un pašreizējo un turpmāko lēmumu pieņemšanai.
Koordinācija
Darbību pielāgošana saistībā ar citu darbību.
Pārskatīšana
Pašu, citu cilvēku vai organizāciju darbības pārskatīšana un novērtēšana, lai veiktu uzlabojumus vai veiktu korektīvus pasākumus.
Funkcijas
Izpildsekretārs var būt atbildīgs par sīkām naudām un grāmatvedību, bet var arī pārvaldīt budžetu. Jūs varat publicēt rakstus tīmekļa vietnē, lai gan jūs varētu arī izstrādāt un pārvaldīt tīmekļa vietni.
Jūs varat veikt datu ievadi izklājlapā, kuru esat izstrādājis un izmantojis ziņošanas funkcijām.
Izpildsekretārs var uzraudzīt administratīvo personālu. Viņš bieži ziņo tieši izpilddirektoram un var atbalstīt vienu vai vairākus augstākā līmeņa vadītājus.
Pienākumi
Uzmanība vadītājiem
- Saglabājiet vadītāju darba kārtību un palīdzību iecelšanu, valdes sanāksmju, konferenču uc plānošanā..
- Piedalieties sanāksmēs, lai sapulces protokolus un protokolus sastādītu, pārrakstītu un izplatītu.
- Veiciet visus vadītāju ceļošanas pasākumus: Pasažieru pirkšana, viesnīcu rezervēšana, ceļa izdevumu piegāde, attiecīgo dokumentu pārvaldība un pārskatīšana utt..
- Veic pilnvarotās izmeklēšanas, vāc datus un sagatavo dokumentus vai ziņojumus izskatīšanai un prezentācijai, kā to nosaka izpilddirektori, komitejas un direktoru padomes..
- Rīkojieties ar konfidenciāliem dokumentiem, pārliecinoties, ka tie ir droši un droši.
Iekšējā un ārējā mijiedarbība
- Saņemiet un filtrējiet tālruņa zvanus, tos ērti pārsūtot uz atbilstošo personu.
- Pārvaldīt, priorizēt un izplatīt visu ienākošo vai izejošo korespondenci (e-pastu, vēstules, faksus, paketes utt.), Lasot un analizējot ienākošos memorandus, prezentācijas un ziņojumus, lai noteiktu to nozīmi un plānotu to izplatīšanu.
- Sagatavojiet atbildes uz saraksti, kas satur ikdienas vaicājumus.
- Uzraudzīt biroja piederumu izmantošanu un apspriest noteikumus ar piegādātājiem, lai nodrošinātu, ka pasūtījumi ir izdevīgāki.
- Tikties ar privātpersonām, īpašām interešu grupām un citiem vadītāju, komiteju un direktoru padomju vārdā.
- Laipni lūdzam apmeklētājiem un noskaidrojiet, vai viņiem ir jāpiešķir piekļuve konkrētiem cilvēkiem.
Administratīvais atbalsts
- Saglabājiet arhivētus elektroniskos un papīra ierakstus, nodrošinot, ka informācija ir organizēta un viegli pieejama ātrai atgūšanai.
- Sagatavot rēķinus, ziņojumus, vēstules, finanšu pārskatus un citus dokumentus, izmantojot teksta apstrādes programmatūru, izklājlapas, datu bāzes un / vai prezentācijas, kā arī sniedzot atbilstošu palīdzību grāmatvedībā.
- Veikt vispārīgus biroja uzdevumus, piemēram, administrēšanas sistēmu uzturēšanu un grāmatvedības pamatuzdevumu izpildi.
- Koordinēt un vadīt biroja pakalpojumus, piemēram, ierakstus un budžeta sagatavošanu, lai palīdzētu vadītājiem.
- Izveidot un uzraudzīt administratīvo politiku un procedūras gan biroju darbiniekiem, gan organizācijai.
- Pārskatiet darbības praksi un procedūras, lai noteiktu, vai var veikt uzlabojumus tādās jomās kā darbplūsma, ziņošanas procedūras vai izdevumi.
- Pārraudzīt un apmācīt citus administratīvos darbiniekus.
Atsauces
- Strādājams (2018). Izpildsekretāra amata apraksts. Ņemts no: resources.workable.com.
- Beth Greenwood (2018). Atšķirība starp sekretāru un izpildsekretāru. Darbs - hronisks. Ņemts no: work.chron.com.
- Karjeras plānotājs (2018). Izpildsekretārs un administratīvais asistents. Ņemts no: job-descriptions.careerplanner.com.
- Hrvillage (2018). Izpildsekretāra darba apraksts. No: hrvillage.com.
- BJR (2018). Izpildsekretāra pienākumi. Uzņemts no: bestsampleresume.com