Uzņēmuma procedūru rokasgrāmata, ko tā sniedz, kā to sagatavot

The procedūru rokasgrāmata uzņēmums Tas ir rakstisks dokuments, kurā pakāpeniski uzskaitīti norādījumi par to, kā pabeigt darba uzdevumu vai kā rīkoties konkrētā situācijā, kad tas rodas darba vietā. Satur uzņēmuma labāko praksi un galveno biznesa procesu aprakstus.

Šajā rokasgrāmatā ir ietvertas arī metodes un standarti par to, kā darbs tiks veikts. Procedūru rokasgrāmatas izveidošana ļauj novirzīt uzņēmumu izaugsmei, vienkāršojot apmācību un atvieglojot tās spēju mērogot.

Šī rokasgrāmata var būt trīs gredzenu saistviela, tīkla koplietojamā diska mape vai automatizēta versija, kas publicēta tiešsaistē, izmantojot a programmatūra procedūru pārvaldību. Ikvienam ir jāsaprot, kāda ir procedūras rokasgrāmata un kur to var atrast, ja kāds to vajag.

Rakstot procedūru rokasgrāmatu, ir nepieciešams skaidri saprast jebkura konkrētā procesa pasākumus. Tā kā uzņēmums aug, būs nepieciešamas jaunas procedūras. Procedūru rokasgrāmatu var uzskatīt arī par procedūru bibliotēku.

Rokasgrāmatā ir piemēri procedūrām, kuras var izmantot kā paraugu jaunām darbības procedūrām. Visiem organizācijas darbiniekiem jābūt izglītotiem uzņēmuma politikā un procedūrās; viņiem vienmēr jābūt tūlītējai piekļuvei procedūras rokasgrāmatai.

Indekss

• 1 Ko tas izmanto??
• 2 Kā to izdarīt?
  • 2.1. Definēt centrālos procesus
  • 2.2. Ievadiet ievadu
  • 2.3. Izveidot katram procesam diagrammu
  • 2.4 Sniedziet procedūru citai personai, lai to izlasītu
  • 2.5 Izveidot kontrolsarakstus un veidlapas
  • 2.6 Integrēt to procedūru rokasgrāmatā
• 3 Piemēri
• 4 Atsauces

Kas tas ir??

Izmantojot labi uzrakstītu procedūru rokasgrāmatu, uzņēmums var efektīvāk veicināt jaunu darbinieku apmācību.

Papildus apmācībai procedūras rokasgrāmata nodrošina pašreizējo komandas locekļu resursus, lai uzzinātu vismazāk izmantotās procedūras, nodrošinot, ka tās tiek veiktas ar pareizu formalitāti, saglabājot kvalitātes kontroli..

Darbiniekiem ir jāsaprot, ko no viņiem sagaida. Uzraugiem ir nepieciešama procedūru rokasgrāmata, lai pārvaldītu biznesa procesus. Dokumentējot standartus, tiek informēta par izaugsmi, kvalitāti un klientu apmierinātību.

Ar politiku un procedūrām, kas ietekmē funkcionālu jomu, frontes līnijas darbiniekiem ir tiesības pieņemt efektīvus un laikus taupošus lēmumus.

Efektīva procedūru rokasgrāmata nodrošina atbilstošas ​​starpnozaru komunikācijas metodes, ļauj darbiniekiem strādāt kopā, lai atrisinātu ikdienas biznesa problēmas, neprasot nevajadzīgu pārraudzību..

Procedūru rokasgrāmatas mērķim vajadzētu būt dažādu saturu organizēšanai, lai atspoguļotu gan uzņēmuma komunikācijas veidus, gan līdzekļus, gan veiktu vai ražotu produktu par viszemākajām izmaksām un pēc iespējas īsākā laikā..

Ir papildu ieguvums, saglabājot apmierinātību ar darbu un augstu darbinieku motivāciju.

Kā to izdarīt?

Pirms procedūras rokasgrāmatas izstrādes ir svarīgi saprast atšķirību starp politiku, centrālo procesu un procedūru.

- Politika ir pamatprincipu un saistīto vadlīniju kopums, ko formulē un piemēro organizācijas vadība, lai virzītu un ierobežotu tās darbības ilgtermiņa mērķu sasniegšanā..

- Pamata process ir savstarpēji saistītu un saistītu procedūru secība, kas katrā posmā patērē vienu vai vairākus resursus (darbinieku laiku, enerģiju, mašīnas, naudu), lai pārveidotu izejvielas produktos. Šie rezultāti kalpo kā ievads nākamajam posmam, līdz tiek sasniegts zināms mērķis vai gala rezultāts.

- Procedūra ir darbību secība vai noteikts darbības virziens, ko nosaka soļi (satur skaidri definētus sākuma un beigu punktus), kas jāveic tādā pašā kārtībā, lai pareizi noteiktu uzdevumu.

Definējiet centrālos procesus

Ir jāapsver visi galvenie procesi, kas uzņēmumam ir jādomā. Tas sākas, nosakot, kuri procesi tiks definēti un kartēti procedūru rokasgrāmatā, izveidojot kopsavilkumu par visām procedūrām, kas jāiekļauj..

Lai gan ir iespējams, ka katrs process nav ievietots, ir svarīgi noteikt vissvarīgākās un svarīgākās. Piemēram, restorāns varētu definēt galvenos procesus, kā veidot konkrētu ēdienu, bet tikpat svarīgi ir restorāna tīrīšanas process.

Jāizveido saraksts ar galvenajiem procesiem, kas jāaptver, lai katrs no tiem tiktu integrēts procedūru rokasgrāmatā pēc tam, kad tas ir kartēts. Shēma darbosies kā ceļvedis, lai pārliecinātos, ka jūs neatstājiet nevienu no uzdevumiem, kad sākat rakstīt rokasgrāmatu.

Uzrakstiet ievadu

Ietveriet īsu aprakstu par to, kas ir iekļauts rokasgrāmatā, kas ir tieši adresēts cilvēkiem, kuri izmantos rokasgrāmatu, ko lasītāji var gaidīt, izmantojot rokasgrāmatu, un labāko veidu, kā izmantot rokasgrāmatu (ti, "izlasiet to no sākuma līdz beigām"). beigas "vai" izmantot to kā atsauci, lai meklētu procedūras pēc vajadzības ").

Izveidot katra procesa plūsmas diagrammu

Katru procesu nosaka soļi vai uzdevumi, kas nepieciešami, lai to pabeigtu. Ja solis ir izlaists, tas varētu nozīmēt pasūtījuma zaudēšanu vai atlikšanu, vai ar bojātu gala produktu. Izveidot plūsmas shēmu, lai definētu darbplūsmu.

Lai pabeigtu rokasgrāmatu, jums jāsāk ar vienu procesu vienlaicīgi: jāsāk ar pirmo shēmas procesu. Ir aprakstīti soļi, kas nepieciešami, lai pabeigtu procesu, tad informācija tiek atgriezta, un informācija par katru soli tiek rakstīta.

Jums ir jāpārliecinās, ka katrs solis ir skaidrs un kodolīgs. Katram solim jāsniedz pietiekami daudz informācijas, lai ikviens varētu sekot norādījumiem.

Piemēram, pieņemsim, ka pārdošanas process tiek izveidots ar prasību internetā. Vispirms tiek veidota plūsmas shēma par to, kā potenciālais klients sākotnēji sazinājās pēc tam, kad viņš ir pieprasījis informāciju: pa telefonu, e-pastu vai īsziņu.

Ja izredzes sākotnēji nevarēja sazināties, tiek aprēķināts, cik reižu pārdošanas komanda seko līdzi, ar konkrētiem skriptiem katram kontaktam.

Kad klients tiek sazināts, tiek piešķirts cits skripts, kā arī sekojošu pasākumu kopums atkarībā no tā, vai klients ir nopircis produktu vai nolēmis gaidīt.

Dodiet procedūru kādam citam, lai to izlasītu

Ir svarīgi, lai būtu kāds kolēģis vai kāds, ko zinātu, lasiet un sekojiet norādījumiem, kā tie ir rakstīti. Šī persona var sniegt vērtīgus komentārus, ja ir pasākumi, kurus nevarēja pabeigt vai nesaprata.

Procedūra ir atkļūdota, pamatojoties uz komentāriem. Jums var būt nepieciešams pārrakstīt, rediģēt vai pievienot norādījumus.

Izveidojiet kontrolsarakstus un veidlapas

Jebkuram procesam komandas locekļiem ir vieglāk sekot veidlapai vai kontrolsarakstam. Tāpēc ir jāizstrādā detalizēta veidne, kas balstīta uz plānoto procesu.

Ja jums ir jāiegūst konkrēta informācija, kad klients ienāk, jums ir jānodrošina, lai veidnei būtu visa nepieciešamā informācija, kas sniegta īsā veidā.

Nevajadzētu pieņemt, ka komandas locekļi atceras visu, ko norāda procedūra, it īpaši, ja klients sēž viņu priekšā. Kontrolsaraksti un veidlapas ir jāiekļauj kā pielikums procesa diagrammai un posmiem.

Integrējiet to procedūru rokasgrāmatā

Pēc tam, kad katram procesam ir piešķirta plūsmas shēma un ir izveidotas visas atbalsta dokumentu veidnes, tās ir integrētas pilnā procedūras rokasgrāmatā. Rokasgrāmata ir organizēta, pamatojoties uz departamentiem.

Piemēram, procedūru rokasgrāmatā varētu būt sadaļas "Pārdošana", "Darbības" un "Izplatīšana". Katra sadaļa ir sadalīta centrālajos procesos, parasti tādā secībā, kādā katrs centrālais process tiek veikts produktu vispārējā piegādē..

Sadaļā "Izplatīšana" jūs varētu būt vairāki galvenie procesi, piemēram, "Saņemt pasūtījumu", "Iepakojums piegādei", "Piegāde" un "Turpmākie pasākumi"..

Procedūru rokasgrāmata ir organizēta ar satura rādītāju, un katra procedūra ir skaidri norādīta ar treknu virsrakstu.

Tajā ir iekļauts vāks ar rokasgrāmatas nosaukumu, satura rādītāju, ievadu un procedūrām satura rādītāja secībā.

Komandas locekļiem var ievietot pat cilnes, lai viegli pārskatītu rokasgrāmatu, lai palīdzētu viņiem atrast attiecīgās procedūras savās struktūrvienībās..

Visbeidzot, kopijas tiek izgatavotas un izplatītas. Nepieciešama nepārtraukta atgriezeniskā saite un rokasgrāmata, ja nepieciešams, tiek atjaunināta. Katrai funkcionālajai atrašanās vietai jābūt pieejamai rokasgrāmatai, izmantojot politikas un procedūras.

Piemēri

-Rokasgrāmata hamburgeru gatavošanai noteiktā veidā.

-Rokasgrāmata par to, kā rīkoties ugunsgrēka, zemestrīces vai dabas katastrofas gadījumā.

-Rokasgrāmata par to, kā rīkoties, reaģējot uz klientu sūdzībām vai agresīvu klientu.

-Rokasgrāmata, lai veiktu personāla atlases procesu.

-Rokasgrāmata, lai uzzinātu, kā strādāt restorānā.

Atsauces

1. Kimberlee Leonard (2017). Kā es varu rakstīt uz standarta ekspluatācijas procedūru rokasgrāmatu? Small Business - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Chris Anderson (2017). Kas ir politikas un procedūru rokasgrāmata? Bizmanualz Ievesta no: bizmanualz.com.
3. Bizfluent (2017). Procedūru rokasgrāmatas definīcija. No: bizfluent.com.
4. Chris Anderson (2017). Kas ir procedūras rokasgrāmatas mērķis? Bizmanualz Ievesta no: bizmanualz.com.
5. Veidnes laboratorija (2018). 37 Labākās standarta darbības procedūras (SOP) veidnes. Ņemts no: templatelab.com.
6. Greg Marsello (2017). 8. STĀVOKLIS VADĪBA STANDARTA DARBĪBAS PROCEDŪRAS ROKASGRĀMATAS IZVEIDEI. Lern. No: blog.lern.org.